विभिन्न मानक पत्राचार प्रकार उपलब्ध हैं जैसे चालान प्रिंट, खाता विवरण आदि। कस्टम पत्राचार प्रकार भी बनाए जा सकते हैं।
पहले से निर्मित लेनदेन पोस्टिंग के लिए विशेष व्यवसाय लेनदेन प्रसंस्करण के समय या बाद के चरण में पत्राचार बनाया जा सकता है।
पत्राचार ग्राहक / विक्रेता को ईमेल, और फैक्स जैसे विभिन्न स्वरूपों में भेजा जा सकता है। पत्राचार मूल रूप से पत्र आदि हैं जो एसएपी से विक्रेता / ग्राहक आदि को भेजे जाते हैं।
पत्राचार व्यक्तिगत या सामूहिक रूप से, तदर्थ या स्वचालित बैच की नौकरी के माध्यम से बनाया जा सकता है।
इस ट्यूटोरियल में, आप सीखेंगे-
- पत्राचार के प्रकार
- पत्राचार विन्यास
- पत्राचार पीढ़ी
- पत्राचार मुद्रण
- पत्राचार वाया ईमेल
पत्राचार के प्रकार
निम्नलिखित विभिन्न मानक पत्राचार प्रकारों की उदाहरण सूची है, जिन्हें एक विशिष्ट कस्टम प्रपत्र, प्रोग्राम आदि बनाने के लिए कॉपी किया जा सकता है।
| पत्राचार प्रकार | पत्राचार विवरण | प्रिंट कार्यक्रम | आवश्यक डेटा | नमूना मानक SAP स्क्रिप्ट फ़ॉर्म |
|---|---|---|---|---|
| SAP01 | भुगतान नोटिस | RFKORD00 | दस्तावेज़ संख्या | F140_PAY_CONF_01 |
| SAP06 | खाता विवरण | RFKORD10 | खाता संख्या और दिनांक | F140_ACC_STAT_01 |
| SAP07 | विनिमय शुल्क बयान के बिल | RFKORD20 | दस्तावेज़ संख्या | F140_BILL_CHA_01 |
| SAP09 | आंतरिक दस्तावेज | RFKORD30 | दस्तावेज़ संख्या | F140_INT_DOCU_01 |
| SAP10 | व्यक्तिगत पत्र | RFKORD40 | खाता संख्या | F140_IND_TEXT_01 |
| SAP11 | दस्तावेज़ का अर्क | RFKORD50 | दस्तावेज़ संख्या | F140_DOCU_EXC_01 |
| SAP13 | ग्राहक के बयान | RFKORD11 | ग्राहक संख्या और दिनांक | F140_CUS_STAT_01 |
पत्राचार विन्यास
एसएपी में पत्राचार का विन्यास नीचे दिए गए चरणों में किया जा सकता है
चरण 1) पत्राचार प्रकार को परिभाषित करें
पथ: - SPRO> वित्तीय लेखांकन (नया)> प्राप्य और देय खाते> ग्राहक खाते> पंक्ति वस्तुएं> पत्राचार> पत्राचार के लिए सेटिंग्स बनाएं और जांचें> पत्राचार के प्रकार निर्धारित करें
लेन-देन कोड: - OB77
यहां विभिन्न एसएपी मानक पत्राचार प्रकार उपलब्ध हैं। आप अपने कस्टम पत्राचार प्रकार भी बना सकते हैं। आप यह निर्दिष्ट कर सकते हैं कि पत्राचार उत्पन्न करने के लिए कौन सा डेटा आवश्यक है, उदाहरण के लिए खाता विवरण के लिए आप यह निर्दिष्ट कर सकते हैं कि ग्राहक / विक्रेता मास्टर कथन के लिए आवश्यक है। इसके अलावा, आप दिनांक चयन के लिए प्रदर्शित होने के लिए दिनांक पैरामीटर और पाठ निर्दिष्ट कर सकते हैं।
चरण 2) पत्राचार प्रकार के लिए कार्यक्रम असाइन करें
पथ: -एसपीआरओ> वित्तीय लेखा (नया)> प्राप्य और लेखा देय - ग्राहक खाते> पंक्ति वस्तुएं> पत्राचार> पत्राचार के लिए सेटिंग्स बनाएं और जांचें> पत्राचार के लिए कार्यक्रम असाइन करें
लेन-देन कोड: - OB78
यहां आपको पत्राचार जनरेटर प्रोग्राम को पत्राचार प्रकार से जोड़ना होगा। आप अलग-अलग कंपनी कोड के लिए अलग-अलग प्रोग्राम भी निर्दिष्ट कर सकते हैं। (इसके अलावा, आप प्रोग्राम को निष्पादित करने के लिए यहां डिफ़ॉल्ट वेरिएंट निर्दिष्ट कर सकते हैं। आप प्रोग्राम के लिए लेनदेन SE38 / SA38 से ऐसे संस्करण बना सकते हैं ।)
आप मानक कार्यक्रम की एक प्रति के रूप में अपना स्वयं का कस्टम प्रोग्राम भी बना सकते हैं और अपने किसी भी ग्राहक की विशिष्ट आवश्यकता को पूरा करने के लिए उपयुक्त परिवर्तन कर सकते हैं।
चरण 3) पत्राचार प्रकार के लिए कॉल-अप कार्य निर्धारित करें
पथ: -एसपीआरओ> वित्तीय लेखा (नया)> लेखा प्राप्य और लेखा देय> ग्राहक खाता> पंक्ति वस्तुएं> पत्राचार> पत्राचार के लिए सेटिंग्स बनाएं और जांचें> कॉल-अप कार्य का निर्धारण करें
लेनदेन कोड: - OB79
यहां आपको यह निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है कि किस समय आप विशेष पत्राचार प्रकार उत्पन्न कर सकते हैं। आप अलग-अलग कंपनी कोड के लिए एक अलग सेटिंग भी निर्दिष्ट कर सकते हैं। उपलब्ध विभिन्न विकल्प हैं: -
- दस्तावेज़ प्रविष्टि के समय (जैसे FB50, FB60, आदि)
- भुगतान पोस्ट करने के समय (उदाहरण F-28, F-26, आदि)
- दस्तावेज़ प्रदर्शन या परिवर्तन के समय (उदाहरण के लिए FB02, FB03, आदि)
- खाते के प्रदर्शन के समय (जैसे FBL1N, FBL5N, आदि)
चरण 4) पत्राचार प्रिंट कार्यक्रम के लिए पत्राचार प्रपत्र असाइन करें
पथ: -एसपीआरओ> वित्तीय लेखा (नया)> लेखा प्राप्य और लेखा देय> ग्राहक खाता> पंक्ति वस्तु पत्राचार
लेनदेन कोड: - OB96
यहां आपको यह निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है कि पत्राचार प्रिंट प्रोग्राम द्वारा कौन से रूपों का उपयोग किया जाएगा। आप अलग-अलग कंपनी कोड के लिए एक अलग सेटिंग भी निर्दिष्ट कर सकते हैं। (एसएपी स्क्रिप्ट फॉर्म को लेनदेन एसई 71 का उपयोग करके परिभाषित किया गया है , जहां विभिन्न डेटा को संसाधित करने के लिए आउटपुट स्वरूप में व्यवस्थित किया गया है। यह एसएपी स्क्रिप्ट फॉर्म आउटपुट में लेआउट को परिभाषित करता है।)
आप दो अंकों की फॉर्म आईडी का भी उपयोग कर सकते हैं, जिसके द्वारा आप एक ही कंपनी कोड में अलग-अलग फॉर्म आईडी के लिए अलग-अलग फॉर्म कह सकते हैं।
यह फॉर्म आईडी प्रिंट प्रोग्राम जनरेटिंग पत्राचार की चयन स्क्रीन में दी जा सकती है। आप पत्राचार प्रकार के लिए एक समय में केवल एक फॉर्म आईडी का चयन कर सकते हैं। आप कई पत्राचार प्रकार बना सकते हैं, विभिन्न फॉर्म आईडी को ट्रिगर कर सकते हैं।
चरण 5) पत्राचार के लिए प्रेषक विवरण को परिभाषित करें
पथ: -एसपीआरओ> वित्तीय लेखा (नया)> लेखा प्राप्य और लेखा देय> ग्राहक खाता> पंक्ति वस्तुएं> पत्राचार> पत्राचार के लिए सेटिंग्स बनाएं और जांचें> पत्राचार प्रपत्र के लिए प्रेषक विवरण परिभाषित करें
लेनदेन कोड: - OBB1
आप यहाँ शीर्ष लेख, पाद लेख, हस्ताक्षर और प्रेषक के लिए विवरण जोड़ सकते हैं। इस पाठ को लेन-देन SO10 के साथ पाठ आईडी के साथ परिभाषित किया गया है जैसा कि ऊपर लिंक किया गया है (जैसे ADRS)। आप अलग-अलग कंपनी कोड के लिए एक अलग सेटिंग भी निर्दिष्ट कर सकते हैं। (दो अंकों के प्रेषक संस्करण को भी परिभाषित किया जा सकता है, जिसे आप प्रिंट प्रोग्राम के चयन मापदंडों को दे सकते हैं। यह एक ही कंपनी कोड के भीतर अलग-अलग प्रेषक विवरण को सक्षम करेगा।)
चरण 6) पत्राचार के लिए क्रमबद्ध वेरिएंट को परिभाषित करें
पथ: -एसपीआरओ> वित्तीय लेखा (नया)> लेखा प्राप्य और लेखा देय> ग्राहक खाता> पंक्ति वस्तुएं> पत्राचार> पत्राचार के लिए सेटिंग्स बनाएं और जांचें> पत्राचार के लिए क्रमबद्ध वेरिएंट परिभाषित करें
लेनदेन कोड: - O7S4
आप यहां निर्दिष्ट कर सकते हैं कि किस क्रम में पत्राचार पत्र उत्पन्न होंगे। उदाहरण के लिए, यदि आप कई विक्रेताओं के लिए खाता विवरण तैयार कर रहे हैं, तो विक्रेताओं को इस क्रम में क्रमबद्ध किया जाएगा और फिर पत्र उत्पन्न हो जाएगा। यह क्रमबद्ध वेरिएंट प्रिंट प्रोग्राम जनरेटिंग पत्राचार के चयन स्क्रीन में दिया जा सकता है।
चरण 7) पत्राचार में लाइन आइटम के लिए क्रमबद्ध वेरिएंट को परिभाषित करें
पथ: -एसपीआरओ> वित्तीय लेखा (नया)> लेखा प्राप्य और लेखा देय> ग्राहक खाता> लाइन आइटम> पत्राचार> पत्राचार के लिए सेटिंग्स बनाएं और जांचें> लाइन आइटम के लिए वेरिएंट को परिभाषित करें
लेनदेन कोड: - O7S6
आप यहां यह निर्दिष्ट कर सकते हैं कि किस क्रम में विभिन्न लाइन आइटम एक पत्राचार पत्र में दिखाई देंगे। उदाहरण के लिए, यदि किसी वेंडर के खाते के विवरण में कई चालान हैं, तो चालान इस क्रम में हल हो जाएंगे और फिर पत्र उत्पन्न हो जाएगा।
यह क्रमबद्ध वेरिएंट प्रिंट प्रोग्राम जनरेटिंग पत्राचार के चयन स्क्रीन में दिया जा सकता है।
पत्राचार पीढ़ी
जैसा कि पहले भी कॉल-अप बिंदु को कॉन्फ़िगर करते समय दिखाया गया था, पत्राचार को नीचे के बिंदु पर उत्पन्न किया जा सकता है: -
- दस्तावेज़ प्रविष्टि के समय (जैसे FB50, FB60, आदि)
- भुगतान पोस्ट करने के समय (उदाहरण F-28, F-26, आदि)
- दस्तावेज़ प्रदर्शन या परिवर्तन के समय (उदाहरण के लिए FB02, FB03, आदि)
- खाते के प्रदर्शन के समय (जैसे FBL1N, FBL5N, आदि)
पत्राचार किसी विशेष दस्तावेज या विक्रेता (ओं) / ग्राहक (खातों) के लिए उत्पन्न किया जा सकता है। बाद की स्लाइड्स पत्राचार की पीढ़ी को विभिन्न तरीकों और इसकी छपाई के माध्यम से समझाएंगी।
पत्राचार पीढ़ी (विधि ए): -
दस्तावेज़ बनाते, बदलते या प्रदर्शित करते समय पत्राचार उत्पन्न किया जा सकता है।
इसके लिए पर्यावरण> पत्राचार पर जाएं और प्रासंगिक पत्राचार प्रकार का चयन करें, उदाहरण के लिए FB70 ग्राहक चालान निर्माण में नीचे स्क्रीन देखें : -
इसी तरह, आप लेनदेन से दस्तावेज़ प्रदर्शन / परिवर्तन से पत्राचार बना सकते हैं, जैसे कि FB02 / FB03 / FBl1N / FLB5N, आदि।
पत्राचार पीढ़ी (विधि बी)
मौजूदा लेखांकन दस्तावेजों के लिए आप लेनदेन कोड FB12 का उपयोग कर सकते हैं ।
इसके बाद कंपनी कोड दर्ज करते हुए, यह पत्राचार प्रकार पूछेगा। पत्राचार प्रकार का चयन करें और यह आपको दस्तावेज़ संख्या / खाता संख्या दर्ज करने के लिए कहेगा। पत्राचार प्रकार की सेटिंग के आधार पर आदि। इसके बाद, पत्राचार का अनुरोध किया जाता है।
पत्राचार सृजन (विधि C)
लेन-देन F.27 से, आप विक्रेता (ओं) / ग्राहक (ग्राहकों) के लिए पत्राचार (खाता विवरण) उत्पन्न कर सकते हैं।
यहां "मास्टर रिकॉर्ड में संकेतक", दिए गए मूल्य को ग्राहक / विक्रेता मास्टर डेटा> कंपनी कोड> पत्राचार में दिए गए मूल्य के साथ मेल खाना चाहिए।
यदि आप "व्यक्तिगत अनुरोध" चेक बॉक्स का चयन करते हैं, तो यदि एक ही विक्रेता / ग्राहक के पास कई कंपनी कोड में लाइन आइटम हैं, तो प्रत्येक कंपनी कोड के लिए एक अलग स्टेटमेंट उत्पन्न होगा।
पत्राचार मुद्रण
पत्राचार मुद्रण (विधि ए): -
पहले से उत्पन्न प्रासंगिक पत्राचार प्रकार को मुद्रित करने के लिए लेनदेन कोड F.61 का उपयोग करें । निष्पादन पर, यह केवल पत्राचार को प्रिंट करेगा (यदि ईमेल / फैक्स आदि कॉन्फ़िगर किया गया है, तो उस प्रारूप में आउटपुट उत्पन्न होगा)
पत्राचार मुद्रण (विधि बी): -
F.64 लेनदेन से , आप पत्राचार पत्र (स्पूल) उत्पन्न देख सकते हैं और इसे प्रिंट कर सकते हैं। (F.61 से अंतर यह है कि, F.64 में आप पहले से उत्पन्न पत्राचार अनुरोध के लिए अन्य ऑपरेशन (जैसे डिलीट, प्रिंट पूर्वावलोकन, आदि) भी कर सकते हैं।)
उत्पन्न स्पूल को लेनदेन SP02 या सिस्टम> स्वयं स्पूल अनुरोध से देखा और मुद्रित किया जा सकता है ।
पत्राचार वाया ईमेल
ग्राहक / विक्रेता मास्टर> सामान्य डेटा> पता टैब> संचार में सेटिंग में ईमेल पता बनाए रखें और ईमेल के रूप में संचार विधि का चयन करें।
ग्राहक / विक्रेता मास्टर> कंपनी कोड डेटा> पत्राचार टैब में ईमेल आईडी भी बनाए रखें।
फिर इस ग्राहक / विक्रेता के लिए पत्राचार प्रिंट आउटपुट के बजाय ईमेल प्रारूप में उत्पन्न होगा (अगली स्लाइड में दिए गए उपयोगकर्ता निकास में संचार की विधि निर्धारित करने के लिए बनाई गई उपयोगकर्ता निकास सेटिंग को ध्यान में रखते हुए।)
(नोट: इसी तरह आप फैक्स संचार के लिए मानक संचार को फैक्स के रूप में चुनकर फैक्स नंबर को बनाए रख सकते हैं।)
इस लेख में मनीषा सिंह का योगदान है