खरीद का परिचय & एसएपी में खरीदारी की आवश्यकता

क्रय एसएपी एमएम मॉड्यूल का एक घटक है और इसकी प्रक्रिया को मोटे तौर पर नीचे आरेख में दर्शाया जा सकता है।

MRP (मटीरियल रिसोर्स प्लानिंग) प्रोक्योरमेंट प्रपोजल बनाती है और बाद में परचेज रिक्वायरमेंट में बदल जाती है। अगला चरण खरीद अनुरोध और खरीद अनुरोध जारी करने के लिए स्रोत प्रदान कर रहा है। पीआर खरीद आदेश में परिवर्तित हो जाता है और माल प्राप्त होने पर खरीद प्रक्रिया को पूरा करने के लिए एक चालान रसीद की जा सकती है। इसके अतिरिक्त भुगतान (एफआई मॉड्यूल में) संसाधित किया जाता है।

प्रोक्योरमेंट को एमआरपी द्वारा शुरू नहीं करना पड़ता है, इसे उपभोग आधारित योजना या पीआर या पीओ के प्रत्यक्ष निर्माण द्वारा शुरू किया जा सकता है।

MRP सामग्री और BoM स्तर दोनों पर भौतिक आवश्यकताओं को निर्धारित करने के लिए एक सिस्टम फ़ंक्शन है। एक BoM (सामग्री का बिल) घटकों की एक सूची है और जो एक एकल सामग्री से मिलकर बनता है।

एसएपी में खरीद में केवल मूल दस्तावेजों में से एक खरीद आवश्यकता है।

परचेज़ रेक्विज़ीशन

खरीद आवश्यकताएं सिस्टम या मैन्युअल रूप से स्वचालित रूप से बनाई जा सकती हैं। उन्हें खरीद आदेशों में परिवर्तित किया जा सकता है, लेकिन केवल रिलीज (खरीद आवश्यकता के अनुमोदन) पर।

हम इस पाठ में कई विषयों को शामिल करेंगे जो खरीदारी की आवश्यकता को समझने और बनाने में मदद कर सकते हैं।

नए आवश्यक दस्तावेज़ों के लिए दस्तावेज़ संख्या असाइन करने के उद्देश्य से, अन्य आवश्यक दस्तावेज़ों की तरह, खरीद आवश्यकताओं में नंबर पर्वतमाला की आवश्यकता होती है।

बाद में, इन संख्याओं को विभिन्न दस्तावेज़ प्रकारों को सौंपा जा रहा है जिन्हें हम खरीद आवश्यकता प्रसंस्करण में उपयोग किए जाने के लिए परिभाषित कर सकते हैं।

हम आवश्यकता ट्रैकिंग नंबर को भी कवर करेंगे जो मूल रूप से एक नंबर / अक्षर कॉम्बो है जो कई महत्वपूर्ण आवश्यकताओं को ट्रैक करने के लिए कई दस्तावेजों को विशिष्ट रूप से सौंपा जा सकता है।

आप यह पता लगाएंगे कि स्रोत निर्धारण कैसे काम करता है और यह उपयोगी क्यों है, साथ ही यह स्रोत हमारे क्रय दस्तावेज़ को कैसे सौंपा जा सकता है।

अंत में, आपको यह पता चलेगा कि खरीद की प्रक्रिया को कैसे संसाधित करना है, इसके निर्माण से इसे खरीद ऑर्डर में परिवर्तित करने तक।

क्रय आवश्यकता के लिए संख्या सीमा

दस्तावेज़ प्रकार पर खरीद आवश्यकता कार्यों के लिए संख्या सीमाओं का असाइनमेंट। कई अलग-अलग संख्या श्रेणियां बनाई जा सकती हैं और बाद में एक विशिष्ट खरीद आवश्यकता प्रकार को सौंपा जा सकता है।

यह अनुरूपण में किया जाता है। अनुरोध दस्तावेज़ प्रकार में दो नंबर सीमाएँ हो सकती हैं। एक आंतरिक और एक बाहरी सीमा प्रत्येक दस्तावेज़ प्रकार को सौंपी जाती है। आंतरिक संख्या रेंज स्वचालित रूप से सिस्टम द्वारा बढ़ाई जा रही है, और बाहरी को मैन्युअल रूप से सौंपा गया है।

नीचे स्क्रीन खरीद आवश्यकता के लिए संख्या सीमाओं की एक सूची का प्रतिनिधित्व करती है।

नंबर से रेंज में पहला नंबर है, टू नंबर अंतिम उपलब्ध संख्या है, जो वर्तमान संख्या है, जिसे दस्तावेज़ को अंतिम असाइन किया गया नंबर है।

इसके अलावा, एक चेक बॉक्स है जो यह बताता है कि क्या यह बाहरी संख्या सीमा है।

उदाहरण के लिए, एक आंतरिक संख्या सीमा को 20000000 से 30000000 तक की सीमा के रूप में परिभाषित किया जा सकता है, इस मामले में दस्तावेज़ प्रकार के दस्तावेज जो इस अंतराल को सौंपा गया है, 20000001 से शुरू किया जाएगा और प्रत्येक नए दस्तावेज़ के लिए 1 द्वारा बढ़ाया जाएगा। इस अंतराल के लिए उपलब्ध अंतिम संख्या 30000000 होगी, और यदि आपके दस्तावेज़ पूरे संख्या सीमा को भरते हैं तो इसे विस्तारित करना होगा। यह शायद ही कभी होगा क्योंकि इसका मतलब होगा कि आपके पास 10 मिलियन खरीद आवश्यक दस्तावेज होंगे।

दस्तावेज़ प्रकार की परिभाषा

दस्तावेज़ प्रकार की परिभाषा खरीद की आवश्यकता के लिए विभिन्न दस्तावेज़ प्रकारों को परिभाषित करने की एक क्रिया है। यह खरीद आवश्यकताओं को समूहीकृत करने और अधिक विस्तार से इसके उपयोग को निर्दिष्ट करने में उपयोगी है। उदाहरण के लिए, हमारे पास मानक पीआरएस, उपठेकेदारी और स्टॉक हस्तांतरण हो सकते हैं। प्रत्येक दस्तावेज़ प्रकार एक विशेष आवश्यकता के अनुरूप है और उस तरह से उपयोग किए जाने के लिए कॉन्फ़िगर किया गया है।

दस्तावेज़ प्रकार की परिभाषा में, आप कई विकल्पों को परिभाषित कर सकते हैं। संख्या अंतराल (आंतरिक और बाहरी), आइटम अंतराल, फ़ील्ड चयन कुंजी, नियंत्रण संकेतक, समग्र रिलीज़ संकेतक (परिभाषित करता है कि पीआर में सभी आइटम एक साथ या व्यक्तिगत रूप से जारी किए जाते हैं)।

SAP में मानक खरीद अनुरोध दस्तावेज़ प्रकार सभी प्रतिष्ठानों में NB के रूप में परिभाषित किया गया है।

आवश्यकता ट्रैकिंग नंबर

इस नंबर का उपयोग विशिष्ट आवश्यकताओं को ट्रैक करने के लिए किया जाता है। इसे खरीद आवश्यकता निर्माण के दौरान दर्ज किया जा सकता है और इसे खरीद ऑर्डर दस्तावेज़ में कॉपी किया जाता है। यह आइटम स्तर पर बनाए रखा जाता है और आइटम को MELB जैसी कई रिपोर्टों में इस संख्या द्वारा चुना जा सकता है ।

• MELB लेनदेन निष्पादित करें ।
• चुनें बटन पर क्लिक करें।

जब आप जारी रखें पर क्लिक करते हैं , तो आप प्रारंभिक चयन स्क्रीन पर वापस आ जाएंगे ... आपके पास कई प्रकार के चुनिंदा विकल्प हैं और खोज को संकीर्ण करने के लिए सबसे उपयुक्त विकल्पों का चयन करना चाहिए।

• आवश्यकता ट्रैकिंग नंबर दर्ज करें।
• निष्पादित।

आपको ट्रैकिंग नंबर वाले दस्तावेजों की एक सूची प्रस्तुत की जाएगी।

स्रोत का निर्धारण

स्रोत निर्धारण एक आवश्यकता के लिए सबसे उपयुक्त स्रोत खोजने में सहायता करता है, उदाहरण के लिए, यह सुझाव दे सकता है कि कौन से रूपरेखा समझौते, कौन से आंतरिक खरीद स्रोत (प्लांट) या किस विक्रेता का उपयोग किसी विशेष सामग्री को ऑर्डर करने के लिए किया जा सकता है।

स्रोत निर्धारण वास्तविक निर्धारण प्रक्रिया के लिए विभिन्न डेटा को मापदंडों के रूप में लेता है। इनमें आउटलाइन एग्रीमेंट, परचेज इंफो रिकॉर्ड, हमारी कंपनी में प्लांट, कोटा अरेंजमेंट, सोर्स लिस्ट शामिल हैं।

आवश्यकता के लिए सर्वोत्तम संभव स्रोत का निर्धारण करते समय यह सब ध्यान में रखा जाता है।

पहली जांच कोटा व्यवस्था के माध्यम से की जाती है, जहां सिस्टम निर्धारित करता है कि सामग्री के लिए प्रासंगिक कोटा व्यवस्था के साथ एक उपयुक्त स्रोत है, और यदि उपयुक्त स्रोत पाया जाता है, तो इसे चुना जाता है, और स्रोत के लिए अतिरिक्त खोज निरस्त कर दी जाती है।

यदि नहीं, तो सिस्टम स्रोत सूची को ध्यान में रखता है और वहां वैध स्रोतों की खोज करता है। स्रोत सूची में निश्चित और अवरुद्ध रिकॉर्ड होते हैं। एक निश्चित अवधि के लिए विशिष्ट सामग्री के लिए निश्चित विक्रेताओं के लिए निश्चित रिकॉर्ड हैं। ब्लॉक किए गए रिकॉर्ड्स को इस स्थिति में होने पर स्रोत के रूप में उपयोग नहीं किया जा सकता है।

अंत में प्रणाली विश्वसनीय स्रोतों के लिए रूपरेखा समझौते और सूचना रिकॉर्ड को देखती है और उन्हें आवश्यकता बताती है। आपने पिछले पाठ में देखा है कि खरीद जानकारी रिकॉर्ड क्या है, और रूपरेखा अनुबंध एक शेड्यूलिंग अनुबंध या अनुबंध है जो इनपुट जानकारी के रूप में स्रोत निर्धारण प्रक्रिया में भी उपयोग किया जाता है।

स्रोत निर्धारण का उपयोग करने के लिए, आपको प्रारंभिक स्क्रीन पर प्रूकेज़ आवश्यक पर निर्धारण स्रोत चेक-बॉक्स पर टिक करना होगा।

स्रोत का असाइनमेंट

सिस्टम पृष्ठभूमि या अग्रभूमि स्रोत असाइनमेंट कर सकता है।

यदि खोज अग्रभूमि मोड में की जाती है, और एक से अधिक वैध स्रोत पाए जाते हैं, तो एक चयन सूची दिखाई देती है जिसमें से उपयोगकर्ता को उपयुक्त स्रोत का चयन करना चाहिए। यदि केवल एक उपयुक्त स्रोत पाया जाता है, तो यह स्वचालित रूप से सौंपा गया है।

यदि खोज पृष्ठभूमि में की जाती है, तो एक एकल स्रोत निर्धारित किया जाना चाहिए और यह पूरा करने के लिए कि सिस्टम लुकअप में विभिन्न कार्य करेगा।

उदाहरण के लिए, खरीद जानकारी रिकॉर्ड स्रोत पर रूपरेखा समझौतों की प्राथमिकता है और संघर्ष के मामले में एक रूपरेखा समझौते के स्रोत का चयन किया जाता है।

यदि एक से अधिक वैध स्रोत रूपरेखा समझौतों में पाए जाते हैं, तो अद्वितीय वैध स्रोत नियमित विक्रेता के लिए एक होगा, और यदि कोई रिकॉर्ड नियमित विक्रेता के लिए नहीं है, तो स्रोत को मैन्युअल रूप से निर्धारित करना होगा।

आप देख सकते हैं कि सिस्टम द्वारा दो स्रोत कैसे पेश किए जाते हैं, जिसमें से हमें मैन्युअल रूप से बेहतर चुनना होगा।