इस Microsoft Excel ट्यूटोरियल में, हम Microsoft Exel मूल बातें सीखेंगे। ये Microsoft Excel नोट्स आपको हर MS Excel अवधारणाओं को सीखने में मदद करेंगे। आइए शुरूआत करते हैं:
Microsoft Excel क्या है?
Microsoft Excel एक स्प्रेडशीट प्रोग्राम है जिसका उपयोग संख्यात्मक और सांख्यिकीय डेटा रिकॉर्ड और विश्लेषण करने के लिए किया जाता है। Microsoft एक्सेल गणना, पिवट टेबल, ग्राफ टूल, मैक्रो प्रोग्रामिंग, आदि जैसे विभिन्न कार्यों को करने के लिए कई सुविधाएँ प्रदान करता है। यह विंडोज़, मैकओएस, एंड्रॉइड और आईओएस जैसे कई ओएस के साथ संगत है।
एक एक्सेल स्प्रेडशीट को स्तंभ और पंक्तियों के संग्रह के रूप में समझा जा सकता है जो तालिका बनाते हैं। वर्णमाला के अक्षर आमतौर पर स्तंभों को सौंपे जाते हैं, और संख्याओं को आमतौर पर पंक्तियों को सौंपा जाता है। वह बिंदु जहाँ एक स्तंभ और एक पंक्ति मिलती है, सेल कहलाता है। एक सेल का पता स्तंभ और एक पंक्ति का प्रतिनिधित्व करने वाले पत्र द्वारा दिया जाता है।
मुझे Microsoft Excel क्यों सीखना चाहिए?
हम सभी एक तरह से या दूसरे में संख्याओं से निपटते हैं। हम सभी के दैनिक खर्च हैं जो हम उस मासिक आय से भुगतान करते हैं जो हम कमाते हैं। किसी को बुद्धिमानी से खर्च करने के लिए, उन्हें अपनी आय बनाम व्यय को जानना होगा। Microsoft Excel उस समय काम आता है जब हम ऐसे संख्यात्मक डेटा को रिकॉर्ड, विश्लेषण और संग्रहीत करना चाहते हैं। आइए निम्नलिखित छवि का उपयोग करके इसे स्पष्ट करें।
मुझे Microsoft Excel कहाँ मिल सकता है?
ऐसे कई तरीके हैं जिनसे आप Microsoft Excel प्राप्त कर सकते हैं। आप इसे हार्डवेयर कंप्यूटर की दुकान से खरीद सकते हैं जो सॉफ्टवेयर भी बेचता है। Microsoft Excel, Microsoft Office सुइट्स कार्यक्रमों का हिस्सा है। वैकल्पिक रूप से, आप इसे Microsoft वेबसाइट से डाउनलोड कर सकते हैं लेकिन आपको लाइसेंस कुंजी खरीदनी होगी।
इस Microsoft Excel ट्यूटोरियल में, हम MS Excel के बारे में निम्नलिखित विषयों को शामिल करने जा रहे हैं।
- Microsoft Excel कैसे खोलें?
- रिबन को समझना
- वर्कशीट को समझना
- अनुकूलन Microsoft Excel पर्यावरण
- महत्वपूर्ण एक्सेल शॉर्टकट
Microsoft Excel कैसे खोलें?
एक्सेल चलाना किसी अन्य विंडोज प्रोग्राम को चलाने से अलग नहीं है। यदि आप GUI जैसे Windows (Windows XP, Vista और 7) के साथ Windows चला रहे हैं, तो निम्न चरणों का पालन करें।
- स्टार्ट मेनू पर क्लिक करें
- सभी कार्यक्रमों को इंगित करें
- Microsoft Excel को इंगित करें
- Microsoft Excel पर क्लिक करें
वैकल्पिक रूप से, आप इसे स्टार्ट मेनू से भी खोल सकते हैं यदि इसे वहां जोड़ा गया है। यदि आपने एक बनाया है, तो आप इसे डेस्कटॉप शॉर्टकट से भी खोल सकते हैं।
इस ट्यूटोरियल के लिए, हम Windows 8.1 और Microsoft Excel 2013 के साथ काम करेंगे। Windows 8.1 पर Excel चलाने के लिए निम्नलिखित चरणों का पालन करें
- स्टार्ट मेनू पर क्लिक करें
- टाइप करने से पहले ही एक्सेल एनबी की खोज करें, आपके द्वारा टाइप किए गए सभी प्रोग्राम सूचीबद्ध होंगे।
- Microsoft Excel पर क्लिक करें
निम्न छवि आपको दिखाती है कि यह कैसे करना है
रिबन को समझना
रिबन एक्सेल में कमांड को शॉर्टकट प्रदान करता है। एक कमांड एक क्रिया है जो उपयोगकर्ता करता है। एक कमांड का एक उदाहरण एक नया दस्तावेज़ बना रहा है, एक डॉक्यूमेंटिंग प्रिंट कर रहा है, आदि नीचे दी गई छवि Excel 2013 में उपयोग किए गए रिबन को दिखाती है।
रिबन घटकों को समझाया
रिबन स्टार्ट बटन - इसका उपयोग कमांड्स तक पहुँचने के लिए किया जाता है अर्थात नए दस्तावेज़ बनाना, मौजूदा काम को सहेजना, छपाई करना, एक्सेल को कस्टमाइज़ करने के लिए विकल्पों तक पहुँच आदि।
रिबन टैब - टैब का उपयोग समान कमांड को एक साथ करने के लिए किया जाता है। होम टैब का उपयोग आधारभूत आदेशों के लिए किया जाता है, जैसे कि डेटा को अधिक प्रेजेंटेबल बनाने के लिए, स्प्रेडशीट के भीतर विशिष्ट डेटा को सॉर्ट करने और खोजने के लिए।
रिबन बार - सलाखों को एक साथ समान कमांड को समूहित करने के लिए उपयोग किया जाता है। एक उदाहरण के रूप में, संरेखण रिबन पट्टी का उपयोग उन सभी आदेशों को समूहित करने के लिए किया जाता है जो डेटा को एक साथ संरेखित करने के लिए उपयोग किए जाते हैं।
वर्कशीट (पंक्तियाँ और कॉलम, पत्रक, कार्यपुस्तिका) को समझना
एक वर्कशीट पंक्तियों और स्तंभों का एक संग्रह है । जब एक पंक्ति और एक स्तंभ मिलते हैं, तो वे एक सेल बनाते हैं। सेल का उपयोग डेटा रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है। प्रत्येक सेल विशिष्ट रूप से एक सेल पते का उपयोग करके पहचाना जाता है। कॉलम आमतौर पर अक्षरों के साथ लेबल किए जाते हैं जबकि पंक्तियाँ आमतौर पर संख्या होती हैं।
एक कार्यपुस्तिका वर्कशीट का एक संग्रह है । डिफ़ॉल्ट रूप से, एक्सेल में एक वर्कबुक में तीन सेल होते हैं। आप अपनी आवश्यकताओं के अनुरूप अधिक शीट हटा सकते हैं या जोड़ सकते हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, शीट को शीट 1, शीट 2 और इतने पर और आगे नाम दिया जाता है। आप शीट नामों को और अधिक सार्थक नामों यानी दैनिक व्यय, मासिक बजट आदि का नाम बदल सकते हैं।
अनुकूलन Microsoft Excel पर्यावरण
व्यक्तिगत रूप से मुझे काला रंग पसंद है, इसलिए मेरा एक्सेल विषय काला दिखाई देता है। आपका पसंदीदा रंग नीला हो सकता है, और आप भी अपने विषय का रंग नीला जैसा बना सकते हैं। यदि आप एक प्रोग्रामर नहीं हैं, तो आप रिबन टैब यानी डेवलपर को शामिल नहीं करना चाह सकते हैं। यह सब अनुकूलन के माध्यम से संभव बनाया गया है। इस उपधारा में, हम देखने जा रहे हैं;
- रिबन को कस्टमाइज़ करें
- रंग विषय निर्धारित करना
- सूत्र के लिए सेटिंग्स
- प्रूफिंग सेटिंग्स
- सेटिंग्स सेव करें
रिबन का अनुकूलन
उपरोक्त छवि Excel 2013 में डिफ़ॉल्ट रिबन दिखाती है। आइए रिबन के अनुकूलन के साथ शुरू करें, मान लें कि आप रिबन पर कुछ टैब देखना नहीं चाहते हैं, या आप कुछ टैब जोड़ना चाहेंगे जो गायब हैं जैसे कि डेवलपर टैब। इसे प्राप्त करने के लिए आप विकल्प विंडो का उपयोग कर सकते हैं।
- रिबन स्टार्ट बटन पर क्लिक करें
- ड्रॉप डाउन मेनू से विकल्पों का चयन करें। आपको एक्सेल ऑप्शन डायलॉग विंडो देखने में सक्षम होना चाहिए
- नीचे दिखाए गए अनुसार बाईं ओर के पैनल से अनुकूलित रिबन विकल्प चुनें
- अपने दाहिने हाथ की तरफ, उन निशानों से चेक मार्क हटा दें जिन्हें आप रिबन पर देखना नहीं चाहते हैं। इस उदाहरण के लिए, हमने पृष्ठ लेआउट, समीक्षा और दृश्य टैब हटा दिया है।
- जब आप कर लें तो "ओके" बटन पर क्लिक करें।
आपकी रिबन इस प्रकार दिखाई देगी
रिबन में कस्टम टैब जोड़ना
आप अपना खुद का टैब भी जोड़ सकते हैं, इसे एक कस्टम नाम दे सकते हैं और इसे कमांड दे सकते हैं। आइए गुरु के पाठ के साथ रिबन में एक टैब जोड़ें
- रिबन पर राइट क्लिक करें और रिबन कस्टमाइज़ करें चुनें। ऊपर दिखाई गई डायलॉग विंडो दिखाई देगी
- नीचे दी गई एनिमेटेड छवि में सचित्र के रूप में नए टैब बटन पर क्लिक करें
- नव निर्मित टैब का चयन करें
- नाम बदलें बटन पर क्लिक करें
- इसे गुरु का नाम दें
- गुरु99 टैब के तहत नया समूह (कस्टम) चुनें जैसा कि नीचे की छवि में दिखाया गया है
- Rename बटन पर क्लिक करें और इसे My Commands का नाम दें
- चलिए अब अपने रिबन बार में कमांड जोड़ते हैं
- कमांड मध्य पैनल पर सूचीबद्ध हैं
- सभी चार्ट प्रकार कमांड चुनें और ऐड बटन पर क्लिक करें
- ओके पर क्लिक करें
आपकी रिबन इस प्रकार दिखाई देगी
रंग विषय निर्धारित करना
अपनी एक्सेल शीट के लिए कलर-थीम सेट करने के लिए आपको एक्सेल रिबन पर जाना होगा, और आ फाइल फाइल कमांड पर क्लिक करना होगा। यह एक विंडो खोलेगा जहाँ आपको निम्नलिखित चरणों का पालन करना होगा।
- बाएं हाथ के पैनल पर सामान्य टैब को डिफ़ॉल्ट रूप से चुना जाएगा।
- एक्सेल के साथ काम करने के लिए सामान्य विकल्पों के तहत रंग योजना देखें
- रंग योजना ड्रॉप-डाउन सूची पर क्लिक करें और वांछित रंग चुनें
- ओके बटन पर क्लिक करें
सूत्र के लिए सेटिंग्स
यह विकल्प आपको यह परिभाषित करने की अनुमति देता है कि जब आप सूत्र के साथ काम कर रहे हैं तो एक्सेल कैसे व्यवहार करता है । आप विकल्प सेट करने के लिए इसका उपयोग कर सकते हैं अर्थात फॉर्मूला में प्रवेश करते समय स्वत: पूर्ण, सेल संदर्भ शैली को बदलकर और कॉलम और पंक्तियों और अन्य विकल्पों दोनों के लिए संख्याओं का उपयोग करें।
यदि आप किसी विकल्प को सक्रिय करना चाहते हैं, तो उसके चेक बॉक्स पर क्लिक करें। यदि आप किसी विकल्प को निष्क्रिय करना चाहते हैं, तो चेकबॉक्स से चिह्न हटा दें। आप बाईं ओर के पैनल से सूत्र टैब के तहत विकल्प संवाद विंडो से यह विकल्प चुन सकते हैं
प्रूफिंग सेटिंग्स
यह विकल्प एक्सेल में दर्ज किए गए पाठ में हेरफेर करता है । यह शब्दकोश भाषा जैसे विकल्पों को सेट करने की अनुमति देता है, जिसका उपयोग गलत वर्तनी, शब्दकोश से सुझाव आदि की जांच करते समय किया जाना चाहिए। आप इस विकल्प को बाएं हाथ की ओर के पैनल से प्रूफिंग टैब के तहत विकल्प संवाद विंडो से कर सकते हैं।
सेटिंग्स सेव करें
यह विकल्प आपको फ़ाइलों को सहेजते समय डिफ़ॉल्ट फ़ाइल प्रारूप को परिभाषित करने की अनुमति देता है, यदि आपका कंप्यूटर आपके काम को सहेजने से पहले, आदि के मामले में ऑटो पुनर्प्राप्ति को सक्षम करता है । आप बाईं ओर के पैनल से टैब को बचाने के तहत विकल्प संवाद विंडो से इस विकल्प का उपयोग कर सकते हैं
महत्वपूर्ण एक्सेल शॉर्टकट
| Ctrl + P | प्रिंट संवाद विंडो खोलने के लिए उपयोग किया जाता है |
| Ctrl + N | एक नई कार्यपुस्तिका बनाता है |
| Ctrl + S | वर्तमान कार्यपुस्तिका सहेजता है |
| Ctrl + C | वर्तमान चयन की सामग्री की प्रतिलिपि बनाएँ |
| Ctrl + V | क्लिपबोर्ड से डेटा पेस्ट करें |
| SHIFT + F3 | फ़ंक्शन सम्मिलित करता है संवाद विंडो प्रदर्शित करता है |
| SHIFT + F11 | एक नई वर्कशीट बनाता है |
| F2 | फॉर्मूला और सेल रेंज को कवर करें |
Microsoft Excel के साथ काम करते समय सर्वश्रेष्ठ अभ्यास
- मन में पिछड़े संगतता के साथ कार्यपुस्तिकाओं को सहेजें। यदि आप एक्सेल के उच्च संस्करणों में नवीनतम सुविधाओं का उपयोग नहीं कर रहे हैं, तो आपको अपनी फ़ाइलों को 2003 * .xls प्रारूप में पीछे की ओर सहेजना चाहिए।
- किसी कार्यपुस्तिका में कॉलम और वर्कशीट के लिए विवरण नामों का उपयोग करें
- कई चरों के साथ जटिल सूत्रों के साथ काम करने से बचें । छोटे प्रबंधित परिणामों में उन्हें तोड़ने की कोशिश करें जिन्हें आप बनाने के लिए उपयोग कर सकते हैं
- जब भी आप अपने स्वयं के सूत्र लिखने के बजाय अंतर्निहित कार्यों का उपयोग कर सकें
सारांश
- MS Excel का परिचय: Microsoft Excel एक शक्तिशाली स्प्रेडशीट प्रोग्राम है, जिसका उपयोग संख्यात्मक डेटा को रिकॉर्ड करने, हेरफेर करने, स्टोर करने के लिए किया जाता है और इसे अपनी प्राथमिकताओं से मेल खाने के लिए अनुकूलित किया जा सकता है
- Excel में विभिन्न कमांड को एक्सेस करने के लिए रिबन का उपयोग किया जाता है
- विकल्प संवाद विंडो आपको कई मदों को अनुकूलित करने की अनुमति देती है अर्थात रिबन, सूत्र, प्रमाण, सहेजना, आदि।