SAP क्या है?
SAP का अर्थ है डेटा प्रोसेसिंग में सिस्टम एप्लिकेशन और उत्पाद। SAP, परिभाषा के अनुसार, ERP (एंटरप्राइज रिसोर्स प्लानिंग) सॉफ्टवेयर के साथ-साथ कंपनी का नाम भी है। एसएपी सॉफ्टवेयर एक यूरोपीय बहुराष्ट्रीय कंपनी है, जिसकी स्थापना 1972 में वेलेनरेउटर, होप, हेक्टर, प्लैटनर और त्सिरा द्वारा की गई थी। वे व्यवसाय संचालन और ग्राहक संबंधों के प्रबंधन के लिए सॉफ्टवेयर समाधान विकसित करते हैं।
एसएपी प्रणाली में पूरी तरह से एकीकृत मॉड्यूल शामिल हैं, जो व्यवसाय प्रबंधन के लगभग हर पहलू को कवर करता है।
ईआरपी बाजार में एसएपी # 1 है। 2010 तक, SAP के दुनिया भर में 140,000 से अधिक प्रतिष्ठान हैं, 25 से अधिक उद्योग-विशिष्ट व्यवसाय समाधान और 120 देशों में 75,000 से अधिक ग्राहक हैं
बाजार में SAP Software के अन्य प्रतिस्पर्धी उत्पाद Oracle, Microsoft Dynamics आदि हैं।
SAP ERP क्या है? क्यों जरूरी है?
निम्नलिखित वीडियो एक उद्यम में एसएपी जैसे ईआरपी सॉफ्टवेयर की आवश्यकता की व्याख्या करेगा
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किसी भी शुरुआती के लिए बहुत ही मौलिक प्रश्न यह है कि एंटरप्राइज रिसोर्स प्लानिंग को ERP भी क्यों कहा जाता है? इसका उत्तर देने के लिए, आइए इस विशिष्ट व्यवसाय परिदृश्य की जाँच करें।
मान लीजिए कि एक ग्राहक किसी विशेष उत्पाद के लिए बिक्री टीम से संपर्क कर रहा है। बिक्री टीम उत्पाद की उपलब्धता की जांच करने के लिए इन्वेंट्री विभाग से संपर्क करती है। उनके आश्चर्य के लिए, बिक्री टीम को पता चला कि उत्पाद स्टॉक से बाहर है। तो अगली बार ऐसा नहीं होने पर, उन्हें SAP ERP टूल शुरू करना होगा।
इससे पहले कि हम वास्तव में विस्तार से देखें, ईआरपी क्या है और ईआरपी आपकी व्यावसायिक प्रक्रिया में कैसे मदद कर सकता है, हम यह समझेंगे कि कैसे विभिन्न विभाग पूरी व्यवसाय प्रक्रिया में शामिल हैं, कच्चे माल के आदेश से - विनिर्माण वस्तुओं तक - अंतिम वितरण ग्राहक को उत्पाद।
यहां पूरी प्रक्रिया है जो किसी भी व्यावसायिक इकाई द्वारा पीछा की जाती है।
- ग्राहक उत्पाद की उपलब्धता की जांच करने के लिए बिक्री टीम से संपर्क करता है
- बिक्री टीम उत्पाद की उपलब्धता की जांच करने के लिए इन्वेंटरी विभाग से संपर्क करती है
- यदि उत्पाद स्टॉक से बाहर है, तो बिक्री टीम उत्पाद के निर्माण के लिए उत्पादन योजना विभाग से संपर्क करती है
- उत्पादन योजना टीम कच्चे माल की उपलब्धता के लिए इन्वेंट्री विभाग के साथ जांच करती है
- यदि कच्चा माल इन्वेंट्री के साथ उपलब्ध नहीं है, तो उत्पादन योजना टीम विक्रेताओं से कच्चा माल खरीदती है
- फिर उत्पादन नियोजन वास्तविक उत्पादन के लिए शॉप फ़्लोर एक्ज़ीक्यूशन के लिए कच्चे माल को आगे करता है
- एक बार तैयार होने के बाद, शॉप फ्लोर टीम सेल्स टीम को माल भेजती है
- बिक्री टीम, जो बदले में इसे ग्राहक तक पहुंचाती है
- बिक्री टीम उत्पाद की बिक्री से उत्पन्न राजस्व के साथ वित्त को अपडेट करती है। उत्पादन योजना टीम कच्चे माल के लिए विभिन्न विक्रेताओं को किए जाने वाले भुगतान के साथ वित्त को अद्यतन करती है।
- सभी विभाग मानव संसाधन संबंधित किसी भी मुद्दे के लिए मानव संसाधन से संपर्क करते हैं।
यह किसी भी निर्माण कंपनी के लिए एक विशिष्ट व्यवसाय प्रक्रिया है। कुछ प्रमुख संदर्भों से एक परिदृश्य से हो सकता है।
- इसकी कई विभाग या व्यावसायिक इकाइयाँ हैं
- ये विभाग या व्यावसायिक इकाइयाँ एक दूसरे के साथ डेटा का लगातार संचार और आदान-प्रदान करती हैं
- किसी भी संगठन की सफलता इन विभागों के भीतर प्रभावी संचार, और डेटा विनिमय, साथ ही विक्रेताओं, आउटसोर्सरों और ग्राहकों जैसे तीसरे पक्ष से जुड़ी होती है।
संचार और डेटा का आदान-प्रदान करने के तरीके के आधार पर प्रबंधित किया जाता है। एंटरप्राइज सिस्टम को मोटे तौर पर वर्गीकृत किया जा सकता है
1) विकेन्द्रीकृत प्रणाली
2) सेंट्रलाइज्ड सिस्टम जिसे ईआरपी भी कहा जाता है।
विकेंद्रीकृत प्रणाली
चलो पहले विकेंद्रीकृत प्रणाली को देखें, डेटा प्रबंधन की विकेंद्रीकृत प्रणाली वाली कंपनी में। दो प्रमुख समस्याएं हैं -
- व्यक्तिगत विभागों में स्थानीय स्तर पर डेटा बनाए रखा जाता है
- विभागों के पास अन्य विभागों की जानकारी या डेटा तक पहुंच नहीं है
विकेन्द्रीकृत उद्यम प्रबंधन प्रणाली के कारण उत्पन्न होने वाले मुद्दों की पहचान करने के लिए फिर से उसी व्यवसाय प्रक्रिया को देखने की अनुमति देता है। ग्राहक किसी उत्पाद के लिए बिक्री टीम से संपर्क करता है, लेकिन इस बार, उसे तत्काल आधार पर उत्पाद की आवश्यकता होती है।
चूंकि यह एक विकेंद्रीकृत प्रक्रिया है, इसलिए बिक्री टीम के पास उत्पाद उपलब्धता के लिए कोई वास्तविक समय की जानकारी नहीं है । इसलिए वे उत्पाद की उपलब्धता की जांच करने के लिए इन्वेंटरी विभाग से संपर्क करते हैं। इस प्रक्रिया में समय लगता है, और ग्राहक राजस्व और ग्राहक असंतोष के नुकसान के लिए एक और विक्रेता का चयन करता है।
अब, मान लें कि उत्पाद स्टॉक से बाहर है, और बिक्री टीम भविष्य के उपयोग के लिए उत्पाद का निर्माण करने के लिए उत्पादन योजना टीम से संपर्क करती है। उत्पादन योजना टीम आवश्यक कच्चे माल की उपलब्धता की जांच करती है।
एक विकेंद्रीकृत प्रणाली में, कच्चे माल की जानकारी उत्पादन योजना और इन्वेंटरी विभाग द्वारा अलग से संग्रहीत की जाती है । इस प्रकार, डेटा रखरखाव लागत (इस मामले में, कच्चा माल) ऊपर जाता है।
कच्चे माल की जानकारी दो अलग-अलग विभागों के साथ-साथ उत्पादन योजना में भी उपलब्ध है। जब बिक्री टीम उत्पाद के निर्माण के लिए आवश्यक एक विशेष कच्चे माल की जांच करती है, तो यह पता चलता है कि कच्चा माल इन्वेंट्री के अनुसार उपलब्ध है, लेकिन उत्पादन योजना टीम के डेटाबेस के अनुसार, कच्चा माल स्टॉक से बाहर है।
इसलिए, वे आगे जाकर कच्चा माल खरीदते हैं। इस प्रकार, सामग्री, साथ ही इन्वेंट्री लागत, ऊपर जाती है।
कच्चे माल उपलब्ध होने के बाद, दुकान के फर्श विभाग को अचानक पता चलता है कि वे श्रमिकों से कम हैं। वे एचआर से संपर्क करते हैं, जो बदले में अस्थायी कर्मचारियों को बाजार दरों से अधिक किराया देते हैं। इस प्रकार श्रम लागत बढ़ जाती है।
उत्पादन योजना विभाग खरीदी गई सामग्रियों पर वित्त विभाग को अपडेट करने में विफल रहता है। वित्त विभाग विक्रेता द्वारा निर्धारित भुगतान की समय सीमा को चूकता है, जिससे कंपनी को अपनी प्रतिष्ठा का नुकसान होता है और यहां तक कि एक संभावित कानूनी कार्रवाई भी आमंत्रित होती है।
विकेंद्रीकृत प्रणालियों के साथ ये बहुत सी समस्याएं हैं।
विकेंद्रीकृत प्रणाली के साथ कुछ प्रमुख समस्याएं हैं -
- समय के साथ व्यक्तिगत रूप से बनाई गई अनगिनत असमान सूचना प्रणालियां जिन्हें बनाए रखना मुश्किल है
- डेटा को एकीकृत करना समय और पैसा लेने वाला है
- विसंगतियों और डेटा का दोहराव
- समय पर सूचना का अभाव ग्राहक असंतोष, राजस्व और प्रतिष्ठा की हानि की ओर जाता है
- उच्च इन्वेंटरी, सामग्री और मानव संसाधन लागत।
ये कुछ प्रमुख कमियां हैं जिनके लिए हमें एक समाधान की आवश्यकता है। खैर, समाधान सेंट्रलाइज्ड सिस्टम यानी ईआरपी में निहित है ।
केंद्रीकृत प्रणाली
एक कंपनी में, सूचना और डेटा प्रबंधन के एक केंद्रीकृत प्रणाली के साथ।
1) डेटा एक केंद्रीय स्थान पर बनाए रखा जाता है और विभिन्न विभागों के साथ साझा किया जाता है
2) विभागों को अन्य विभागों से जानकारी या डेटा तक पहुंच है
आइए एक ही व्यवसाय प्रक्रिया को फिर से देखें कि कैसे एक केंद्रीकृत उद्यम प्रणाली विकेंद्रीकृत उद्यम प्रणाली द्वारा उत्पन्न समस्याओं को दूर करने में मदद करती है।
इस स्थिति में, सभी विभाग एक केंद्रीय सूचना प्रणाली को अपडेट करते हैं।
- जब ग्राहक तत्काल आधार पर उत्पाद खरीदने के लिए बिक्री टीम से संपर्क करता है। सेल्स टीम के पास इन्वेंट्री में उत्पादों के लिए वास्तविक समय की जानकारी है जो कि सेंट्रलाइज्ड सिस्टम में इन्वेंटरी डिपार्टमेंट द्वारा अपडेट की गई है
- बिक्री टीम समय पर ग्राहक के अनुरोध का जवाब देती है, जिससे राजस्व और ग्राहक डिलाइट में वृद्धि होती है।
- मामले में, विनिर्माण की आवश्यकता होती है बिक्री टीम अद्यतन केंद्रीकृत डेटाबेस, ताकि सभी विभाग उत्पाद की स्थिति के बारे में सूचित रहें।
- उत्पादन योजना विभाग आवश्यकताओं के लिए केंद्रीकृत डेटाबेस द्वारा अद्यतन किया जाता है। उत्पादन योजना टीम केंद्रीय डेटाबेस के माध्यम से आवश्यक कच्चे माल की उपलब्धता की जांच करती है, जिसे इन्वेंटरी विभाग द्वारा अद्यतन किया जाता है।
- इस प्रकार, डेटा डुप्लीकेशन से बचा जाता है, और सटीक डेटा उपलब्ध कराया जाता है। शॉप फ़्लोर टीम अपने मैन पावर स्टेटस को सेंट्रल डेटाबेस में नियमित रूप से अपडेट करती है, जिसे एचआर विभाग द्वारा एक्सेस किया जा सकता है।
- कार्यबल की कमी के मामले में, एचआर टीम बाजार मूल्य पर एक उपयुक्त उम्मीदवार को नियुक्त करने के लिए भर्ती प्रक्रिया को काफी लीड समय के साथ शुरू करती है। इस प्रकार श्रम लागत कम हो जाती है।
- जबकि विक्रेता सीधे केंद्रीय उद्यम प्रणाली में अपना चालान जमा कर सकते हैं, जिसे वित्त विभाग द्वारा एक्सेस किया जा सकता है। इस प्रकार, भुगतान समय पर किया जाता है, और संभावित कानूनी कार्यों से बचा जाता है
- SAP सॉफ्टवेयर एक प्रकार का सेंट्रलाइज्ड सिस्टम है। एसएपी सिस्टम सबसे लोकप्रिय ईआरपी सॉफ्टवेयर में उपयोग किया जाता है।
केंद्रीकृत प्रणाली के मुख्य लाभ हैं:
- यह डेटा में दोहराव, असंतोष और अतिरेक को समाप्त करता है
- वास्तविक समय में विभागों के बारे में जानकारी प्रदान करता है।
- एसएपी कंपनी विभिन्न व्यावसायिक प्रक्रियाओं पर नियंत्रण प्रदान करती है
- उत्पादकता बढ़ाता है, बेहतर इन्वेंट्री प्रबंधन करता है, गुणवत्ता को कम करता है, सामग्री लागत को कम करता है, प्रभावी मानव संसाधन प्रबंधन, कम ओवरहेड्स मुनाफे को बढ़ाता है
- बेहतर ग्राहक संपर्क और थ्रूपुट में वृद्धि। यह ग्राहक सेवा में भी सुधार करता है
- इसलिए, एक केंद्रीकृत उद्यम प्रबंधन प्रणाली की आवश्यकता है।
- एसएपी सॉफ्टवेयर एक केंद्रीकृत उद्यम प्रबंधन प्रणाली है, जिसे एंटरप्राइज रिसोर्स प्लानिंग के रूप में भी जाना जाता है।
- SAP का संक्षिप्त नाम डाटा प्रोसेसिंग में सिस्टम एप्लिकेशन और उत्पाद है।