परियोजना लागत प्रबंधन
परियोजना लागत प्रबंधन को प्रभावी ढंग से परियोजना लागत की योजना बनाने और नियंत्रित करने की प्रक्रिया के रूप में परिभाषित किया गया है। यह परिभाषित करता है कि प्रत्येक सुपुर्दगी के लिए क्या लागतें आवश्यक हैं। परियोजना की लागत का अनुमान विभिन्न प्रक्रिया स्रोतों (नीचे दिए गए उदाहरण) से लगाया जा सकता है
- वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर (WBS) बनाना
- अनुसूची का विकास करना
- मानव संसाधन की योजना बनाएं
- जोखिमों की पहचान करना
लागत प्रबंधन के इनपुट में शामिल हैं,
- परियोजना प्रबंधन योजना
- परियोजना चार्टर
- उद्यम पर्यावरणीय कारक
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
जबकि, इसका आउटपुट है
- लागत प्रबंधन योजना।
परियोजना के लिए आकलन और लागत बनाना किसी भी परियोजना प्रबंधन का एक अत्यंत महत्वपूर्ण हिस्सा है। परियोजना के लिए बजट की गणना करते समय विभिन्न चीजों पर ध्यान दिया जाता है जैसे श्रम लागत, आवश्यक उपकरण अधिग्रहण, सामग्री लागत आदि।
परियोजना लागत अनुमान क्या है?
परियोजना लागत अनुमान को परियोजना के कुल व्यय का अनुमान लगाने की प्रक्रिया के रूप में परिभाषित किया गया है। लागत अनुमान की सटीकता परियोजना के दायरे की सटीकता और विवरण पर निर्भर करती है, जो कि गुंजाइश आधार रेखा है। दायरा किसी भी बाधाओं जैसे तिथि, संसाधन या बजट को परिभाषित करेगा। जोखिम रजिस्टर अनुमान प्रकारों की लागत, आकस्मिक कार्रवाई के पीछे किए गए खर्चों और जोखिमों से निपटने के लिए किए गए खर्चों की गणना करने में मदद करेगा।
परियोजना की लागत का अनुमान लगाने के लिए आपको विभिन्न लागत प्रकारों को श्रेणियों में वर्गीकृत करना होगा
- श्रम लागत
- उपकरण की लागत
- आपूर्ति की लागत
- यात्रा लागत
- प्रशिक्षण लागत
- ओवरहेड लागत, आदि।
परियोजना लागत का अनुमान लगाने के लिए तकनीक का इस्तेमाल किया जाता है
औपचारिक रूप से परियोजना लागत का अनुमान लगाने के लिए निम्न तरीके (तकनीक) का उपयोग किया जाता है:
- अनुरूप अनुमान
यह अनुमान लगाने की तकनीक इसी तरह की पिछली परियोजनाओं पर आधारित विशेषज्ञ निर्णयों और सूचनाओं पर आधारित है। जहां पहले से समान परियोजना लागत मौजूदा परियोजना के लिए 20% से अधिक या शून्य से मानी जाती है।
- पैरामीट्रिक का आकलन
वर्तमान परियोजना के लिए लागत का अनुमान लगाने के लिए पिछले डेटा या रिकॉर्ड का उपयोग किया जाता है।
- नीचे-ऊपर अनुमान लगाना
एक बार जब आप परियोजना के दायरे को परिभाषित कर लेते हैं, तो यह तकनीक का सबसे विश्वसनीय रूप है। डब्ल्यूबीएस पर आधारित इस तकनीक में, आप प्रत्येक संसाधन या डिलिवरेबल्स की लागत का अनुमान लगाते हैं।
इसी तरह, अन्य विधियाँ (तकनीकें) हैं जो लागत अनुमान लगाने के लिए उपयोगी हो सकती हैं जैसे PERT का आकलन, विक्रेता बोली विश्लेषण, आदि।
प्रोजेक्ट बजट योजना
इस गतिविधि का मुख्य उद्देश्य परियोजना को पूरा करने के लिए आवश्यक मौद्रिक संसाधनों को आवंटित और अधिकृत करना है। बजट का निर्धारण करने के लिए मुख्य आउटपुट में लागत प्रदर्शन बेसलाइन शामिल है। यह न केवल निर्दिष्ट करता है कि लागत क्या होगी, बल्कि यह भी कि लागत कब खर्च होगी। बजट का निर्धारण करने के लिए इनपुट शामिल हैं
- गतिविधि लागत का अनुमान
- अनुमान के लिए आधार
- व्यापक आधार रेखा
- परियोजना अनुसूची
- संसाधन कैलेंडर
- ठेके
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
इस प्रक्रिया का आउटपुट है
- लागत प्रदर्शन आधार रेखा
- प्रोजेक्ट फंडिंग आवश्यकताएं
- प्रोजेक्ट दस्तावेज़ अद्यतन
प्रोजेक्ट शेड्यूलिंग प्रोजेक्ट शेड्यूलिंग प्रक्रिया के साथ समानांतर में किया जाता है। यह तीन घटक पर अत्यधिक निर्भर है -
- लागत अनुमान
- कार्य अवधि
- आवंटित संसाधन
परियोजना के बजट के दौरान, परियोजना प्रबंधक कार्य के प्रयासों के प्रबंधन के साथ-साथ परियोजना लागतों के आकलन के लिए जिम्मेदार विभिन्न लोगों के साथ संवाद करता है।
वह परियोजना के काम के टूटने की संरचना, लागत अनुमान, ऐतिहासिक डेटा और रिकॉर्ड, संसाधन जानकारी और नीतियों जैसी विभिन्न परियोजना संभावनाओं का उपयोग करेगा।
जोखिम मूल्यांकन के बिना, बजट प्रक्रिया पूरी नहीं होती है। जोखिम का आकलन करने की प्रक्रिया समय की कमी, संसाधनों की उपलब्धता, विकास टीम का अनुभव, उपयोग की गई तकनीक आदि जैसे कारकों पर विचार करती है। जोखिम मूल्यांकन समग्र परियोजना लागत का 25 से 30 प्रतिशत के बीच की राशि हो सकती है।
परियोजना गुणवत्ता प्रबंधन योजना
गुणवत्ता प्रबंधन प्रक्रिया समूह में तीन प्रक्रियाएँ होती हैं,
- योजना की गुणवत्ता
योजना की गुणवत्ता प्रक्रिया में यह पहचानना शामिल है कि कौन से मानक गुणवत्ता परियोजना के लिए प्रासंगिक हैं और उन्हें कैसे पूरा किया जाए। इसमें गुणवत्ता मैट्रिक्स और परियोजना प्रक्रियाओं के लिए मानक उपायों, नियामक अनुपालन आवश्यकताओं, उत्पाद कार्यक्षमता, प्रलेखन आदि की पहचान करना भी शामिल है।
योजना गुणवत्ता प्रबंधन के इनपुट में शामिल हैं
- परियोजना प्रबंधन योजना
- स्टेकहोल्डर रजिस्टर
- जोखिम रजिस्टर
- आवश्यकताएँ प्रलेखन
- उद्यम पर्यावरणीय कारक
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
गुणवत्ता प्रबंधन के लिए आउटपुट है
- गुणवत्ता प्रबंधन योजना
- प्रक्रिया सुधार योजना
- गुणवत्ता मैट्रिक्स
- गुणवत्ता की जाँच करने वाले
- प्रोजेक्ट दस्तावेज़ अद्यतन
- गुणवत्ता आश्वासन
इस चरण में मुख्य रूप से दो गतिविधि शामिल हैं, पहले परियोजना की गुणवत्ता का विश्लेषण और परियोजना की गुणवत्ता में सुधार। यह गुणवत्ता की आवश्यकताओं और गुणवत्ता नियंत्रण माप से परिणामों के ऑडिट की एक प्रक्रिया है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि पूरी प्रक्रिया के दौरान गुणवत्ता मानक बनाए रखा गया है। इसके लिए इनपुट प्लान क्वालिटी मैनेजमेंट के आउटपुट के समान होगा, जबकि
इस प्रक्रिया का आउटपुट होगा
- अनुरोध बदलो
- परियोजना प्रबंधन योजना
- प्रोजेक्ट दस्तावेज़ अद्यतन
- संगठन प्रक्रिया संपत्ति अद्यतन
- गुणवत्ता नियंत्रण
यह परियोजना के जीवन चक्र के दौरान गुणवत्ता को नियंत्रित करने के लिए आयोजित किया जाएगा। यह परिभाषित करता है कि गुणवत्ता मानक परिभाषित गुणवत्ता मानकों का अनुपालन कैसे कर सकता है। गुणवत्ता आश्वासन का आउटपुट गुणवत्ता नियंत्रण के लिए इनपुट होगा। जबकि आउटपुट होगा
- गुणवत्ता नियंत्रण माप
- परिवर्तन मान्य
- वितरित डिलिवरेबल्स
- कार्य प्रदर्शन की जानकारी
- अनुरोध बदलो
- परियोजना प्रबंधन योजना
- प्रोजेक्ट दस्तावेज़ अद्यतन
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति अद्यतन
परियोजना मानव संसाधन प्रबंधन
एचआर प्रबंधन में परियोजना टीम के आयोजन, प्रबंधन और अग्रणी की प्रक्रिया शामिल है। यह परियोजना को पूरा करने के लिए आवंटित भूमिकाओं और जिम्मेदारियों वाले लोगों में शामिल है। एचआर प्रबंधन चार प्रक्रियाओं से निपटेगा।
- मानव संसाधन योजना विकसित करें : यह चरण परियोजना भूमिकाओं और जिम्मेदारियों, परियोजना संगठन चार्ट और कर्मचारी प्रबंधन योजना को परिभाषित करता है
इस वसीयत के लिए इनपुट
- परियोजना प्रबंधन योजना
- गतिविधि संसाधन आवश्यकताएँ
- उद्यम पर्यावरणीय कारक
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
इसके लिए आउटपुट होगा
- मानव संसाधन प्रबंधन योजना
- परियोजना टीम का अधिग्रहण करें :
यह चरण मानव संसाधन की उपलब्धता और परियोजना गतिविधियों को पूरा करने के लिए आवश्यक टीम प्राप्त करने की पुष्टि करता है। इस चरण के लिए इनपुट पिछले चरण से आउटपुट होगा। जबकि इस चरण का आउटपुट होगा
- प्रोजेक्ट स्टाफ असाइनमेंट
- संसाधन कैलेंडर
- परियोजना प्रबंधन योजना अपडेट
- प्रोजेक्ट टीम विकसित करें :
इस चरण में, टीम की दक्षता में सुधार, टीम के सदस्य बातचीत और समग्र टीम और परियोजना के प्रदर्शन को बढ़ा रहे हैं। इस चरण के लिए इनपुट पिछले चरण से आउटपुट होगा। जबकि इस चरण के लिए आउटपुट होगा
- टीम के प्रदर्शन का आकलन
- एंटरप्राइज़ पर्यावरणीय कारक अपडेट
- प्रोजेक्ट टीम प्रबंधित करें :
इस प्रक्रिया में टीम के सदस्य के प्रदर्शन पर नज़र रखना, मुद्दों को हल करना, प्रतिक्रिया प्रदान करना और परियोजना के प्रदर्शन का अनुकूलन करने के लिए एक टीम का प्रबंधन शामिल है। इस चरण के लिए इनपुट पिछले चरण से आउटपुट होगा। जबकि इस चरण के लिए आउटपुट होगा
- अनुरोध बदलो
- परियोजना प्रबंधन योजना अपडेट
- प्रोजेक्ट दस्तावेज़ अद्यतन
- एंटरप्राइज़ पर्यावरणीय कारक अपडेट
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति अद्यतन
परियोजना संचार प्रबंधन
यहाँ, प्रोजेक्ट कम्युनिकेशन का अर्थ मौखिक रूप से एक-दूसरे से बातचीत करना नहीं है, बल्कि प्रोजेक्ट से संबंधित जानकारी को प्रभावी ढंग से प्रोजेक्ट टीम, स्टेकहोल्डर, प्रोजेक्ट मैनेजर आदि के साथ संचारित करना है। इसमें रिस्क एक्शन और असेसमेंट, प्रोजेक्ट प्लान, मीटिंग मैनेजमेंट और एक्शन, रिव्यू और वॉक को संबोधित करना चाहिए। -आदि, आदि
यह खंड मुख्य रूप से पांच क्षेत्रों को कवर करता है
- हितधारकों के साथ संवाद
यह हितधारकों के साथ संवाद करने और उनकी आवश्यकताओं को समझने के लिए एक दृष्टिकोण विकसित करने की प्रक्रिया है। इसके लिए इनपुट होगा
- परियोजना प्रबंधन योजना
- स्टेकहोल्डर रजिस्टर
- उद्यम पर्यावरणीय कारक
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
जबकि इसके लिए आउटपुट होगा
- संचार प्रबंधन योजना
- प्रोजेक्ट दस्तावेज़ अद्यतन
- संचार प्रबंधित करें
यह एक संचार योजना के अनुसार परियोजना की जानकारी को संग्रहीत करने, वितरित करने, एकत्र करने और पुनर्प्राप्त करने की प्रक्रिया है। इस चरण का इनपुट होगा
- उद्यम पर्यावरणीय कारक
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
- कार्य प्रदर्शन रिपोर्ट
- संचार प्रबंधन योजना
जबकि आउटपुट होगा
- परियोजना संचार
- परियोजना प्रबंधन योजना अपडेट
- प्रोजेक्ट दस्तावेज़ अद्यतन
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति अद्यतन
- नियंत्रण संचार
यह संपूर्ण प्रोजेक्ट जीवनचक्र में संचार को नियंत्रित करने और निगरानी करने की प्रक्रिया है। इस चरण के लिए इनपुट होगा
- परियोजना प्रबंधन योजना
- परियोजना संचार
- समस्या लॉग
- कार्य प्रदर्शन डेटा
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
जबकि इस चरण का आउटपुट होगा
- कार्य प्रदर्शन की जानकारी
- परिवर्तन अनुरोध
- परियोजना प्रबंधन योजना अपडेट
- प्रोजेक्ट दस्तावेज़ अद्यतन
- संगठनात्मक प्रक्रिया अद्यतन
सारांश
लागत प्रबंधन परियोजना लागत को प्रभावी ढंग से नियोजित करने और नियंत्रित करने की प्रक्रिया है। यह आपको परियोजना के बाद किए गए खर्चों को रिकॉर्ड करने और ट्रैक करने में मदद करता है।
यह देखने के लिए कि किसी दिए गए समय और बजट में आपकी परियोजना पूरी हो गई है, हम देखेंगे कि अगले ट्यूटोरियल में किस जोखिम कारक को कम करने की आवश्यकता है।