प्रोजेक्ट लाइफ साइकिल क्या है?
प्रोजेक्ट लाइफ साइकिल गतिविधियों की एक श्रृंखला है जो परियोजना के उद्देश्यों या लक्ष्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक हैं। परियोजनाओं के विभिन्न आयाम और कठिनाई स्तर हो सकते हैं, लेकिन, जो भी आकार: बड़े या छोटे, सभी परियोजनाएं हो सकती हैं जो दिए गए जीवनचक्र की संरचना में मैप की जा सकती हैं। परियोजना के इस जीवन चक्र में चार चरण शामिल हैं-
- दीक्षा चरण
- योजना चरण
- निष्पादन चरण
- निगरानी, नियंत्रण और समापन चरण
हम पहले पहल चरण में देखेंगे
प्रोजेक्ट इनिशिएटिव स्टेज
दीक्षा चरण उन प्रक्रियाओं को परिभाषित करता है जो एक नई परियोजना शुरू करने के लिए आवश्यक हैं। परियोजना दीक्षा चरण का उद्देश्य यह निर्धारित करना है कि परियोजना को क्या पूरा करना चाहिए।
यह चरण मुख्य रूप से दो मुख्य गतिविधियों से बना है
- एक प्रोजेक्ट चार्टर और विकसित करना
- हितधारकों की पहचान करें
परियोजना से संबंधित सभी जानकारी प्रोजेक्ट चार्टर और स्टेकहोल्डर रजिस्टर में दर्ज की जाती हैं। जब प्रोजेक्ट चार्टर को मंजूरी दी जाती है, तो परियोजना आधिकारिक रूप से अधिकृत हो जाती है।
परियोजना चार्टर
प्रोजेक्ट चार्टर प्रोजेक्ट के मुख्य तत्वों को परिभाषित करता है
- परियोजना के लक्ष्य
- परियोजना की कमी और समस्या कथन
- प्रोजेक्ट मैनेजर असाइन करें
- स्टेकहोल्डर सूची
- उच्च स्तरीय कार्यक्रम और बजट
- मील के पत्थर
- स्वीकृति
यह दस्तावेज़ परियोजना प्रबंधक को परियोजना के लिए संगठनात्मक संसाधनों का उपयोग करने की अनुमति देता है। प्रोजेक्ट चार्टर बनाने के लिए आवश्यक इनपुट्स एंटरप्राइज़ एनवायरनमेंट फैक्टर, बिज़नेस केस, एग्रीमेंट्स, प्रोजेक्ट स्टेटमेंट ऑफ़ वर्क और ऑर्गनाइज़ेशनल प्रोसेस एसेट्स होंगे।
हितधारकों की पहचान करना
एक हितधारक परियोजना की सफलता और विफलता को प्रभावित कर सकता है। हितधारक के बारे में जानकारी को नोट करने के लिए, एक हितधारक रजिस्टर का उपयोग किया जाता है।
हितधारक रजिस्टर की तरह जानकारी होगी
- हितधारक का प्रकार
- हितधारक की अपेक्षा
- परियोजना में भूमिका (व्यापार विश्लेषक, टेक वास्तुकार, क्लाइंट पीएम)
- पदनाम (निदेशक, बिजनेस लीड, आदि)
- संचार प्रकार (साप्ताहिक / मासिक)
- परियोजना पर प्रभाव (आंशिक / सहायक / प्रभावशाली)
प्रक्रिया समूह आरंभ करने में शामिल अन्य गतिविधियाँ हैं:
- परियोजना प्रबंधक को सौंपना
- हितधारक की आवश्यकताओं, अपेक्षाओं और उच्च-स्तरीय आवश्यकताओं का निर्धारण करना
- परियोजना की सफलता के मापदंड को परिभाषित करें
- विशेष चरण के लिए विशेष बजट की पहचान करें
- सुनिश्चित करें कि परियोजना संगठनों के रणनीतिक लक्ष्य के साथ संरेखित है
हितधारक रजिस्टर और प्रोजेक्ट चार्टर का उपयोग योजना प्रक्रिया समूह जैसे अन्य विकास समूहों के इनपुट के रूप में किया जाता है।
प्रोजेक्ट प्लानिंग स्टेज
प्रोजेक्ट प्लानिंग चरण में पूरी प्रक्रिया का लगभग 50% शामिल है। योजना चरण परियोजना के दायरे के साथ-साथ परियोजना के उद्देश्य को भी निर्धारित करता है। यह दीक्षा चरण (चार्टर, प्रारंभिक गुंजाइश बयान और परियोजना प्रबंधक) के आउटपुट से शुरू होता है। नियोजन चरण का आउटपुट निष्पादन चरण के लिए इनपुट के रूप में कार्य करता है।
नियोजन प्रक्रिया के महत्वपूर्ण पहलू हैं
- आपकी प्रारंभिक योजना समाप्त होने से पहले योजना चरण को निष्पादित नहीं किया जाना चाहिए
- जब तक निष्पादन प्रक्रिया शुरू नहीं होती है, तब तक आपको संशोधित योजनाओं को बंद नहीं करना चाहिए
वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर (WBS) बनाएं
किसी भी सफल प्रोजेक्ट के लिए WBS (वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर) महत्वपूर्ण है। निम्नलिखित WBS बनाने के लिए चरण हैं।
- सभी कार्यों को सूचीबद्ध करने के लिए एक मंथन का संचालन करें
- मंथन के लिए अपनी पूरी टीम को शामिल करें
- कार्य की संरचना वृक्ष को WBS (वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर) के रूप में भी लिखें
- उदाहरण के लिए, हार्डवेयर, सॉफ्टवेयर, प्रशिक्षु, प्रबंधन टीमों, आदि के लिए अपने शीर्ष WBS को गतिविधियों के एक पदानुक्रमित सेट में तोड़ दें, उदाहरण के लिए, श्रेणियां, उप-श्रेणियां आदि।
- परिभाषित करें कि आइटम को अपने WBS में कैसे रिकॉर्ड किया जाए
- अन्य लोगों से पूछें - यह एक विशेषज्ञ, अनुभवी कर्मियों आदि हो सकता है।
- ग्रैन्युलैरिटी- आपके पास अपना काम कितना विस्तृत होना चाहिए? उच्च ग्रैन्युलैरिटी के लिए लागत और समय का अनुमान लगाना कठिन है जबकि कम ग्रैन्युलैरिटी के लिए इसे बहुत विस्तृत जानकारी के साथ जोड़ा जाएगा
- ग्रैन्युलैरिटी सही स्तर की होनी चाहिए न बहुत ऊँची और न बहुत नीची
योजना प्रबंधन
प्लान शेड्यूलिंग प्रोजेक्ट शेड्यूल की योजना, प्रबंधन, क्रियान्वयन और नियंत्रण के लिए प्रक्रिया, नीतियों और प्रलेखन की स्थापना की प्रक्रिया है। इन गतिविधियों में इनपुट शामिल हैं
- परियोजना प्रबंधन योजना
- परियोजना चार्टर
- उद्यम पर्यावरणीय कारक
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
योजना अनुसूची प्रबंधन के उत्पादन में शामिल हैं
- अनुसूची प्रबंधन योजना
गतिविधियों को परिभाषित करना
गतिविधियों को परिभाषित करना प्रोजेक्ट डिलिवरेबल्स के उत्पादन के लिए किए जाने वाले विशिष्ट कार्यों की दस्तावेजीकरण और पहचान करने की प्रक्रिया है।
गतिविधियों को परिभाषित करने में, प्रत्येक कार्य पैकेज व्यक्तिगत कार्य अनुसूची गतिविधियों में टूट जाता है। परिभाषित गतिविधियों के इनपुट में शामिल हैं
- अनुसूची प्रबंधन योजना
- व्यापक आधार रेखा
- उद्यम पर्यावरणीय कारक
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
जबकि इन गतिविधियों के आउटपुट हैं
- गतिविधि सूची
- गतिविधि विशेषताएँ
- मील का पत्थर की सूची
अनुक्रम क्रियाएँ
अनुक्रम गतिविधियाँ कुछ और नहीं बल्कि तार्किक रूप से "परिभाषित गतिविधियों" के उत्पादन को व्यवस्थित करती हैं। यह उस क्रम को निर्धारित करता है जिसमें गतिविधियों को करने की आवश्यकता होती है।
अनुक्रम गतिविधि प्रक्रिया से मुख्य आउटपुट "नेटवर्क आरेख" है।
नेटवर्क आरेख कुछ भी नहीं है लेकिन एक तार्किक क्रम में बोर्ड पर कार्य पोस्ट कर रहा है।
उदाहरण के लिए, आप विदेश में एक व्यवसाय शुरू करना चाहते हैं, आपकी गतिविधियों की सूची क्या होगी और यह किस क्रम में किया जाना चाहिए?
आप इन क्रमों में गतिविधियाँ करेंगे
- एक देश चुनें
- व्यापार की अनुमति प्राप्त करें
- एक प्रबंधक को किराए पर लेना
- एक संपत्ति खरीदना
- फर्नीचर आदि खरीदना।
- व्यवसाय खोलना
गतिविधि संसाधनों का अनुमान लगाना
यह चरण कार्य के प्रयासों और कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यक संसाधनों के आकलन की प्रक्रिया को समझाता है। इस चरण पर विचार करने के लिए अन्य कारक संसाधनों की उपलब्धता है।
संसाधनों का आकलन करते समय, ध्यान योजना (क्रिटिकल पाथ) के सबसे लंबे रास्ते पर होना चाहिए, जो अधिक समय और धन का उपभोग करने वाला हो।
आपको दो कार्यों के लिए संसाधनों का अनुमान लगाना होगा
- महत्वपूर्ण कार्य
- अस्थायी कार्य
सुनिश्चित करें कि आपके महत्वपूर्ण कार्य सटीक रूप से अनुमानित (पूर्ण समय) हैं।
गतिविधि संसाधनों का अनुमान लगाने के लिए पांच इनपुट का उपयोग किया जाता है
- अनुसूची प्रबंधन योजना
- गतिविधि सूची
- संसाधन कैलेंडर
- उद्यम पर्यावरणीय कारक
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
इस चरण का आउटपुट है
- गतिविधि संसाधन आवश्यकताएँ
- संसाधन टूटने की संरचना
- प्रोजेक्ट दस्तावेज़ अद्यतन
नोट : अब तक की गई सभी गतिविधि (परिभाषित गतिविधियाँ + अनुक्रम गतिविधियाँ + अनुमानित गतिविधि संसाधन) "शेड्यूल विकसित करें" में मदद करने वाली है।
गतिविधि अवधि का अनुमान लगाना
गतिविधि अवधि का अनुमान लगाना अनुमानित संसाधनों के साथ व्यक्तिगत कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यक कार्य अवधि (सप्ताह / महीने) की संख्या का आकलन करने की प्रक्रिया है। यह चरण परिभाषित करता है कि किसी व्यक्ति के काम को पूरा होने में कितना समय लगेगा।
कार्य को पूरा करने और कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यक संसाधनों की गणना किए बिना आप गतिविधि की अवधि की गणना नहीं कर सकते। इस क्रम में अनुमान लगाने की प्रक्रिया की जानी चाहिए
- पहले काम का अनुमान लगाएं
- संसाधनों का आकलन करके पीछा किया
- कार्य की अवधि का अनुमान लगाने के बाद
गतिविधि अवधि का अनुमान लगाने के लिए, आपको इनपुट की आवश्यकता है
- गतिविधि सूची
- गतिविधि विशेषताएँ
- संसाधन कैलेंडर
- परियोजना दायर बयान
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
- उद्यम पर्यावरणीय कारक
जबकि दो मुख्य आउटपुट हैं
- गतिविधि गतिविधि का अनुमान लगाएं
- गतिविधि गतिविधि अनुमानों-दस्तावेज़ दस्तावेज़ों का अनुमान लगाएं
इस तकनीक को PERT (प्रोजेक्ट मूल्यांकन और समीक्षा तकनीक) के अनुमान के रूप में भी जाना जाता है।
अनुसूची का विकास करना
डेवलपमेंट शेड्यूल प्रोजेक्ट शेड्यूल मॉडल बनाने के लिए गतिविधि अनुक्रमों, संसाधन आवश्यकताओं, अवधि और अनुसूची बाधाओं का विश्लेषण करने की प्रक्रिया है। प्रत्येक कार्य को निर्धारित करने के लिए, तीन मुख्य कारकों पर ध्यान दिया जाता है
- समयांतराल
- कार्य निर्भरता
- प्रतिबन्ध
इन कारकों का उपयोग करके परियोजना प्रत्येक कार्य के लिए प्रारंभ तिथि और समाप्ति तिथि की गणना करती है।
शेड्यूल बनाने के लिए शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग किया जा सकता है। यह परियोजना गतिविधियों को पूरा करने के लिए नियोजित तिथियों के साथ एक अनुसूची मॉडल तैयार करता है।
इस टूल के इनपुट में शामिल हैं
- अनुसूची प्रबंधन योजना
- गतिविधि सूची
- गतिविधि विशेषताएँ
- प्रोजेक्ट शेड्यूल-नेटवर्क्स आरेख
- गतिविधि संसाधन आवश्यकताएँ
- संसाधन कैलेंडर
- गतिविधि की अवधि का अनुमान
- परियोजना दायर बयान
- जोखिम रजिस्टर
- प्रोजेक्ट स्टाफ असाइनमेंट
- संसाधन टूटने की संरचना
- उद्यम पर्यावरणीय कारक
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
इससे उत्पादन होगा
- परियोजना अनुसूची
- प्रोजेक्ट नेटवर्क आरेख
- गैंट चार्ट या बार चार्ट
- मील का पत्थर चार्ट
- आधार रेखा निर्धारित करें
- निर्धारित डेटा
- प्रोजेक्ट दस्तावेज़ अद्यतन
नियंत्रण अनुसूची
नियोजन चरण का अंतिम चरण नियंत्रण अनुसूची है। यह प्रोजेक्ट प्रक्रिया को अद्यतन करने और शेड्यूल बेसलाइन में परिवर्तनों को प्रबंधित करने के लिए प्रोजेक्ट गतिविधियों की स्थिति की निगरानी की प्रक्रिया है।
यदि शेड्यूल में परिवर्तन आवश्यक हैं, तो उन्हें परिवर्तन नियंत्रण प्रक्रिया से गुजरना होगा। शेड्यूल को प्रबंधक द्वारा प्रबंधित या नियंत्रित किया जाना चाहिए।
नियंत्रण अनुसूची प्रक्रिया के चार मुख्य आउटपुट हैं
- परियोजना प्रबंधन योजना
- आधार रेखा निर्धारित करें
- अनुसूची प्रबंधन योजना
- परियोजना अनुसूची
- कार्य प्रदर्शन की जानकारी
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
नियंत्रण अनुसूची के पांच आउटपुट हैं
- कार्य प्रदर्शन प्रबंधन
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति अद्यतन
- अनुरोध बदलो
- परियोजना प्रबंधन योजना अपडेट
- प्रोजेक्ट दस्तावेज़ अद्यतन
परियोजना निष्पादन चरण
निष्पादन चरण में उन गतिविधियों को शामिल किया गया है जो परियोजना प्रबंधन योजना में परिभाषित हैं। इस प्रक्रिया में स्टेकहोल्डर उम्मीदों का प्रबंधन करना, लोगों और संसाधनों के साथ समन्वय करना, साथ ही साथ प्रोजेक्ट डिलिवरेबल्स से संबंधित अन्य गतिविधियों का प्रदर्शन करना शामिल है।
निष्पादन चरण के दौरान, परिणाम को फिर से आधारभूत बनाने और मौजूदा परियोजना आवश्यकताओं के अपडेट की आवश्यकता हो सकती है। निष्पादन चरण में की गई कार्यवाही परियोजना प्रबंधन योजना या दस्तावेजों को प्रभावित कर सकती है।
परियोजना निष्पादन को प्रत्यक्ष और प्रबंधित करें
यह चरण परियोजना लागत, समय और संसाधनों का अधिकांश उपभोग करता है क्योंकि यह वह प्रक्रिया है जो परियोजना वितरण का उत्पादन करती है।
परियोजना निष्पादन को प्रत्यक्ष और प्रबंधित करने के लिए चार इनपुट हैं
- परियोजना प्रबंधन योजना
- स्वीकृत परिवर्तन अनुरोध
- ईईएफ (एंटरप्राइज एनवायर्नमेंटल फैक्टर)
- OPA (संगठनात्मक प्रक्रिया आस्तियाँ)
जबकि पांच आउटपुट हैं
- वितरणयोग्य
- कार्य प्रदर्शन डेटा
- अनुरोध बदलो
- प्रोजेक्ट मैनेजमेंट प्लान अपडेट
- प्रोजेक्ट दस्तावेज़ अद्यतन
इस चरण के दौरान, विशेषज्ञ के निर्णय, बैठकें और रिपोर्टिंग KPI (मुख्य प्रदर्शन संकेतक) प्रमुख महत्व के हैं।
गुणवत्ता आश्वासन प्रदर्शन करना
गुणवत्ता आश्वासन निष्पादित करना गुणवत्ता आवश्यकताओं और गुणवत्ता नियंत्रण माप से परिणामों की ऑडिटिंग की प्रक्रिया है। यह प्रदर्शन का आकलन करने के लिए गुणवत्ता की गतिविधियों के परिणामों की रिकॉर्डिंग और निगरानी की प्रक्रिया है। इस प्रक्रिया के लिए नियंत्रण चार्ट, लागत-लाभ विश्लेषण, फ्लोचार्टिंग, रन चार्ट, स्कैटर डायग्राम, निरीक्षण और समीक्षा इत्यादि जैसे विभिन्न उपकरणों का उपयोग किया जा सकता है।
इसका मुख्य इनपुट है
- परियोजना प्रबंधन योजना
- गुणवत्ता मैट्रिक्स
- गुणवत्ता नियंत्रण माप
- कार्य प्रदर्शन की जानकारी
जबकि, इसका आउटपुट है
- अनुरोध बदलो
- परियोजना प्रबंधन योजना अपडेट
- प्रोजेक्ट दस्तावेज़ अद्यतन
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति अद्यतन
परियोजना टीम का अधिग्रहण
निष्पादन चरण के दौरान, प्रोजेक्ट टीम अधिग्रहण होता है, यह इसलिए है क्योंकि यह अधिक संभावना है कि प्रक्रिया के दौरान विभिन्न कौशल सेट वाले व्यक्तियों की आवश्यकता होगी।
प्रोजेक्ट टीम का अधिग्रहण करने के लिए तीन मुख्य इनपुट हैं
- नियम और जिम्मेदारियाँ
- परियोजना संगठन चार्ट
- कर्मचारी प्रबंधन योजना
जबकि तीन आउटपुट हैं
- प्रोजेक्ट स्टाफ असाइनमेंट
- संसाधन कैलेंडर
- परियोजना प्रबंधन योजना अपडेट
प्रोजेक्ट टीम विकसित करें
अधिकांश मानव संसाधन प्रक्रियाओं में निष्पादन की प्रक्रिया शामिल है, विकासशील परियोजना टीम भी इसका एक हिस्सा है। परियोजना टीम के विकास का मुख्य उद्देश्य टीम के सदस्यों के समग्र प्रदर्शन में सुधार करना है। इस चरण को परियोजना में जल्दी शुरू होना चाहिए।
प्रोजेक्ट डेवलपमेंट टीम में इनपुट शामिल हैं
- मानव संसाधन प्रबंधन योजना
- प्रोजेक्ट स्टाफ असाइनमेंट
- संसाधन कैलेंडर
इस प्रक्रिया के आउटपुट में शामिल हैं
- टीम के प्रदर्शन का आकलन
- ईईएफएस अपडेट
प्रोजेक्ट टीम का प्रबंधन करें
प्रोजेक्ट टीम का प्रबंधन परियोजना प्रबंधन के महत्वपूर्ण हिस्सों में से एक है। यह परियोजना प्रबंधन का सबसे जटिल क्षेत्र है क्योंकि कई बार प्रबंधक टीम के सदस्यों के सीधे संपर्क में नहीं होंगे, ऐसी स्थिति में उनके प्रदर्शन का विश्लेषण करना और उनका पारिश्रमिक तय करना मुश्किल हो जाता है।
प्रोजेक्ट टीम प्रक्रिया को प्रबंधित करने के लिए पांच इनपुट हैं
- प्रोजेक्ट स्टाफ असाइनमेंट
- टीम के प्रदर्शन का आकलन
- प्रदर्शन की रिपोर्ट
- परियोजना प्रबंधन योजना
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
चार मुख्य आउटपुट हैं
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति अद्यतन
- एंटरप्राइज़ पर्यावरणीय कारक अपडेट
- अनुरोध बदलो
- परियोजना प्रबंधन योजना अपडेट
संचार प्रबंधित करें
तीन संचार विशेषताओं में से, एक निष्पादन प्रक्रिया में आता है। संचार प्रबंधन कार्यक्रम में, तीन मुख्य संचार पहलू हैं जिनकी निगरानी करने की आवश्यकता है।
- प्रोजेक्ट टीम के सदस्य प्रोजेक्ट मैनेजर के पास जाते हैं
- कार्यक्रम प्रबंधक को परियोजना प्रबंधक
- हितधारकों या अन्य प्रायोजकों के लिए कार्यक्रम प्रबंधक
संचार संचार के इनपुट में शामिल हैं
- संचार प्रबंधन योजना
- कार्य प्रदर्शन रिपोर्ट
- EEFs
- ओ.पी.ए.
इस चरण का आउटपुट होगा
- परियोजना संचार
- परियोजना प्रबंधन योजना अपडेट
- प्रोजेक्ट दस्तावेज़ अद्यतन
- OPA अपडेट करता है
आचरण प्रक्रियाएं
इस चरण में, दो मुख्य भूमिकाएँ होती हैं, जिसमें खरीदार और विक्रेता शामिल होते हैं। खरीद प्रक्रिया के दौरान शामिल गतिविधियाँ हैं
- संभावित विक्रेताओं को बोली पैकेज जारी करें
- बोलीदाता सम्मेलन आयोजित करें
- संभावित विक्रेता प्रस्तावों का मूल्यांकन करें
- विजेता विक्रेता प्रस्तावों का चयन करें
खरीद प्रक्रिया के आउटपुट में शामिल हैं
- परियोजना प्रबंधन योजना
- खरीद दस्तावेजों का संचालन
- स्रोत चयन मानदंड
- योग्य विक्रेता सूची
- विक्रेता के प्रस्ताव
- परियोजना के दस्तावेज
- निर्णय लेना या खरीदना
- साझेदारी समझौता (टीमिंग समझौता)
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
जबकि, आपके पास छह आउटपुट होंगे
- चयनित विक्रेता
- खरीद अनुबंध पुरस्कार
- संसाधन कैलेंडर
- परिवर्तन अनुरोध
- परियोजना प्रबंधन योजना अपडेट
हितधारक सगाई की व्यवस्था करें
इस चरण में परियोजना के दौरान हितधारकों को सक्रिय रूप से प्रबंधित करना शामिल है। अप्रत्याशित परियोजना में देरी या बीच में परियोजना को छोड़ने से बचने के लिए, हितधारक अपेक्षा की पहचान की जाती है और जल्दी से हल किया जाता है।
हितधारक प्रक्रिया का प्रबंधन करने के लिए पांच इनपुट हैं
- स्टेकहोल्डर रजिस्टर
- हितधारक प्रबंधन रणनीति
- परियोजना प्रबंधन योजना
- समस्या लॉग
- लॉग बदलें
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
इस प्रक्रिया के आउटपुट में शामिल हैं
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति अद्यतन
- अनुरोध बदलो
- परियोजना प्रबंधन योजना अपडेट
- परियोजना प्रलेखन अद्यतन
परियोजना चरण की समीक्षा
निष्पादन चरण के अंत में, परियोजना चरण की समीक्षा की जाती है। यह आपको निम्नलिखित गतिविधियों में दस्तावेज़ करने में मदद करता है
- अपनी परियोजना प्रबंधन समीक्षा के परिणाम का दस्तावेजीकरण करें
- प्रायोजक को परियोजना की प्रगति के बारे में सूचित करें
- परियोजना को प्रभावित करने वाले किसी भी जोखिम या मुद्दों की पहचान करना
- परियोजना के दौरान उत्पादित हितधारक को सुपुर्दगी दिखाता है
- अगले चरण के लिए आगे बढ़ने के लिए अनुमोदन प्राप्त करें
परियोजना की निगरानी और नियंत्रण और समापन चरण
निष्पादन चरण के बाद, परियोजना की जांच करने के लिए सही रास्ते पर है, निगरानी और नियंत्रण चरण सक्रिय हो जाता है। इस चरण के दौरान परियोजना के प्रदर्शन को बढ़ाने के लिए विभिन्न परिवर्तन और समीक्षाएं की जाती हैं।
परियोजना कार्य की निगरानी और नियंत्रण
इस चरण में परियोजना के उद्देश्य को पूरा करने के लिए प्रगति की ट्रैकिंग, समीक्षा और विनियमन शामिल है। यह यह भी सुनिश्चित करता है कि डिलिवरेबल्स प्रोजेक्ट मैनेजमेंट प्लान के अनुसार हों। इस कदम का मुख्य ध्यान उचित निवारक कार्रवाई का निर्धारण करने के लिए परियोजना प्रबंधन योजना के बिंदु से किए गए किसी भी बदलाव की पहचान करना है।
इस चरण के इनपुट में शामिल हैं
- परियोजना प्रबंधन योजना
- प्रदर्शन की रिपोर्ट
- लागत का पूर्वानुमान
- अनुसूची का पूर्वानुमान
- परिवर्तन मान्य
- उद्यम पर्यावरणीय कारक
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
जबकि आउटपुट शामिल है
- परिवर्तन अनुरोध
- परियोजना प्रबंधन योजना अपडेट
- प्रोजेक्ट दस्तावेज़ अद्यतन
एकीकृत परिवर्तन नियंत्रण निष्पादित करें
यह परियोजना प्रबंधन की सबसे महत्वपूर्ण प्रक्रिया में से एक है। यह इस चरण में है जहां परियोजना के खिलाफ किसी भी परिवर्तन के प्रभाव का आकलन किया जाता है। यदि किसी परियोजना के किसी एक हिस्से में इस चरण में परिवर्तन होता है, तो पूरी परियोजना का आकलन किया जाएगा। परियोजना के प्रारंभिक चरण में परिवर्तनों को लागू करना बेहतर है, क्योंकि जैसे-जैसे परियोजना आगे बढ़ती है, परिवर्तनों को लागू करने की लागत भी बढ़ जाती है।
इस चरण के इनपुट में शामिल हैं
- परियोजना प्रबंधन योजना
- कार्य प्रदर्शन रिपोर्ट
- परिवर्तन अनुरोध
- EEFs
- ओ.पी.ए.
जबकि आउटपुट हैं
- स्वीकृत परिवर्तन अनुरोध
- लॉग बदलें
- परियोजना प्रबंधन योजना अपडेट
- प्रोजेक्ट दस्तावेज़ अद्यतन
मान्य स्कोप
स्कोपिंग स्कोप में यह सत्यापित करना शामिल है कि क्या डिलिवरेबल्स ग्राहक स्वीकृति मानदंडों को पूरा करते हैं। ग्राहक या हितधारकों के साथ बाहरी जाँच स्कोप प्रबंधन को मान्य कर रही है।
दायरे को मान्य करने के लिए इनपुट शामिल हैं
- परियोजना प्रबंधन योजना
- आवश्यकताओं को
- प्रलेखन
- ज़रुरत मापने के तरीका
- वितरित डिलिवरेबल्स
- कार्य प्रदर्शन डेटा
जबकि स्कोप वैलिडेशन के आउटपुट में शामिल हैं
- स्वीकृत डिलिवरेबल्स
- परिवर्तन अनुरोध
- कार्य प्रदर्शन की जानकारी
- प्रोजेक्ट दस्तावेज़ अद्यतन
स्कोप को नियंत्रित करें
कंट्रोल स्कोप यह सुनिश्चित करता है कि वितरित किए गए स्कोप के रूप में पहचाना जाने वाला यह एकमात्र कार्य है। वास्तविक परिणाम की तुलना स्कोप बेसलाइन से की जाती है और यह सुनिश्चित करता है कि स्वीकृत स्कोप वास्तव में वितरित किया जा रहा है।
गुंजाइश प्रक्रिया को नियंत्रित करने के लिए इनपुट शामिल हैं
- परियोजना प्रबंधन योजना
- कार्य प्रदर्शन की जानकारी
- आवश्यकता प्रलेखन
- ज़रुरत मापने के तरीका
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
जबकि आउटपुट शामिल है
- कार्य प्रदर्शन माप
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति अद्यतन
- परिवर्तन अनुरोध
- परियोजना प्रबंधन योजना अपडेट
- प्रोजेक्ट दस्तावेज़ अद्यतन
नियंत्रण अनुसूची
नियंत्रण अनुसूची प्रक्रिया आपको कई तरह से मदद करती है। यह आपको वर्तमान शेड्यूल स्थिति पर कब्जा करने में मदद करता है, शेड्यूल बेसलाइन से विचरण का निर्धारण करता है, विचरण की प्रकृति को समझता है और उचित कार्रवाई करके प्रतिक्रिया देता है।
यदि शेड्यूल में परिवर्तन की आवश्यकता है तो उन्हें परिवर्तन नियंत्रण प्रक्रिया से गुजरना होगा, परिवर्तन का पुनर्मूल्यांकन किया जाना चाहिए और उसके बाद ही शेड्यूल बेसलाइन को अपडेट करने के लिए इसका उपयोग किया जाना चाहिए।
कंट्रोल शेड्यूल के चार मुख्य इनपुट हैं
- परियोजना प्रबंधन योजना
- आधार रेखा निर्धारित करें
- अनुसूची प्रबंधन योजना
- परियोजना अनुसूची
- कार्य प्रदर्शन की जानकारी
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
आउटपुट शामिल हैं
- कार्य प्रदर्शन माप
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति अद्यतन
- परिवर्तन अनुरोध
- परियोजना प्रबंधन योजना अपडेट
- प्रोजेक्ट दस्तावेज़ अद्यतन
नियंत्रण लागत
नियंत्रण लागत वास्तविक लागत के मुकाबले प्रत्येक वितरण योग्य के लिए आधारभूत लागत की तुलना कर रही है। लागत आधार रेखा को केवल उस परिवर्तन अनुरोध के जवाब में बदलना चाहिए जो प्रदर्शन एकीकृत परिवर्तन नियंत्रण प्रक्रिया से गुजरा है। नियंत्रण लागत यह सुनिश्चित करती है कि आपका प्रोजेक्ट धन सीमाओं के भीतर रहे।
नियंत्रण लागत के इनपुट में शामिल हैं
- परियोजना प्रबंधन योजना
- प्रोजेक्ट फंडिंग आवश्यकताएं
- कार्य प्रदर्शन की जानकारी
- नियंत्रण लागत संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
इसके लिए आउटपुट में शामिल हैं
- अर्जित मूल्य कार्य प्रदर्शन माप
- नियंत्रण लागत में अर्जित अनुमानित बजट पूर्वानुमान
- परिवर्तन अनुरोध
- परियोजना प्रबंधन योजना अपडेट
- प्रोजेक्ट दस्तावेज़ अद्यतन
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति अद्यतन
नियंत्रण गुणवत्ता
नियंत्रण गुणवत्ता यह सुनिश्चित करती है कि परियोजना और उत्पाद गुणवत्ता प्रबंधन योजना के साथ दिए गए हैं। यह सुनिश्चित करता है कि क्या कार्य सही ढंग से किया जाता है। नियंत्रण गुणवत्ता का प्रमुख उत्पादन गुणवत्ता प्रबंधन योजना है। जबकि अन्य जानकारी जो मददगार होगी वो हैं
- मौजूदा फ्लोचार्ट
- ऊपरी और निचले नियंत्रण और विनिर्देश सीमाएँ नियंत्रण चार्ट के भीतर निहित हैं
- जानकारी को संदर्भित किया जाता है जैसे कि नमूना मानदंड, नमूना संख्या, माप और चर नमूनाकरण
- गुणवत्ता मीट्रिक- यह गुणवत्ता आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए एक मानक माप है
- यह सुनिश्चित करता है कि प्रक्रिया, नीतियों या नियमों जैसे पहलुओं के अनुपालन के लिए उचित कदमों का पालन किया जा रहा है
प्रदर्शन गुणवत्ता नियंत्रण प्रक्रिया से चार मुख्य आउटपुट हैं:
- एकीकृत परिवर्तन नियंत्रण
- स्वीकृत परिवर्तन अनुरोध
- स्वीकृत परिवर्तन अनुरोधों की समीक्षा
- मान्य परिवर्तन
नियंत्रण संचार
नियंत्रण संचार सुनिश्चित करता है कि सही जानकारी हितधारक तक पहुंचे। नियंत्रण संचार जानकारी में इनपुट, उपकरण और तकनीक और आउटपुट शामिल हैं जो इस प्रक्रिया से संबंधित हैं।
नियंत्रण संचार किसी भी प्रारूप में हो सकता है, यह हो सकता है
- ट्रेंडिंग डेटा
- जानकारी की जानकारी
- एस कर्व
- डैशबोर्ड प्रारूप
- हिस्टोग्राम का प्रयोग करें
नियंत्रण संचार प्रक्रिया में, कार्य की जानकारी विभिन्न अन्य प्रक्रियाओं से ली जाती है, और प्रदर्शन रिपोर्ट का उपयोग विभिन्न निगरानी और प्रबंधन प्रक्रियाओं के लिए इनपुट के रूप में किया जाता है। नियंत्रण संचार प्रक्रिया से मुख्य वितरण प्रदर्शन रिकॉर्ड है।
नियंत्रण जोखिम
परियोजना चक्र के दौरान, जोखिम विश्लेषण एक सतत प्रक्रिया है। यह महत्वपूर्ण है कि आप लगातार जोखिमों का विश्लेषण, पहचान और जवाब दें। गतिविधियों में नियंत्रण जोखिम शामिल हैं
- मौजूदा जोखिमों पर नज़र रखना
- अवशिष्ट जोखिम की निगरानी करना
- नए जोखिमों की पहचान करना
- जोखिम प्रतिक्रिया योजनाओं को लागू करना
- जोखिम प्रक्रिया का लगातार मूल्यांकन करना
नियंत्रण जोखिम के लिए इनपुट हैं
- जोखिम रजिस्टर
- कार्य प्रदर्शन की जानकारी
- प्रदर्शन की रिपोर्ट
- रिजर्व विश्लेषण
- जोखिम लेखा परीक्षा
नियंत्रण जोखिम के लिए आउटपुट हैं
- जोखिम रजिस्टर अपडेट करना
- जोखिम प्रबंधन की योजना
नियंत्रण प्रक्रियाओं
चार खरीद योजना में से, खरीद की तीसरी प्रक्रिया निगरानी और निष्पादन प्रक्रिया समूह में आती है। इस चरण में विक्रेता के प्रदर्शन की निगरानी करना और यह सुनिश्चित करना शामिल है कि सभी अनुबंध आवश्यकताओं को पूरा किया जा रहा है।
नियंत्रण खरीद प्रक्रिया में सत्यापन शामिल है
- चाहे सामान हो या सेवा
- चाहे वह समय पर दिया गया हो
- क्या चार्ज किया गया चालान सही मात्रा के लिए है
- चाहे अनुबंध की सभी शर्तें पूरी हों
- क्या खरीदार या विक्रेता के बीच संबंध ठीक से प्रबंधित किए जाते हैं
खरीद प्रक्रिया के लिए प्रमुख इनपुट हैं
- परियोजना प्रबंधन योजना
- खरीद के दस्तावेज
- करार
- स्वीकृत परिवर्तन अनुरोध
- कार्य प्रदर्शन रिपोर्ट
- कार्य प्रदर्शन डेटा
खरीद के लिए उत्पादन कर रहे हैं
- कार्य प्रदर्शन की जानकारी
- परिवर्तन अनुरोध
- परियोजना प्रबंधन योजना अपडेट
- प्रोजेक्ट दस्तावेज़ अद्यतन
- OPA अपडेट करता है
नियंत्रण हितधारक प्रबंधन
हितधारकों के अपर्याप्त प्रबंधन के कारण कई परियोजनाएं ठप हो गई हैं। यदि हितधारकों को ठीक से प्रबंधित किया जाता है, तो परियोजना की सफलता के लिए अधिक संभावनाएं हैं। इस प्रक्रिया में, हम हितधारकों के वर्तमान जुड़ाव स्तर की निगरानी करते हैं और तदनुसार कार्रवाई करते हैं।
इन सभी गतिविधियों के लिए इनपुट और आउटपुट शामिल हैं
| इनपुट | उत्पादन |
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समापन- चरण
समापन चरण वह प्रक्रिया है जो अंत में परियोजना का नियंत्रित शट डाउन करती है। एक परियोजना में, तीन बंद गतिविधियां हैं जो चल रही हैं
- उत्पाद का समापन- ग्राहक को अंतिम डिलिवरेबल्स स्वीकार करने के लिए हो रही है, अगर परियोजना बाहरी है
- परियोजना का समापन- इसमें औपचारिक रूप से प्रशासनिक प्रक्रियाओं को बंद करना, परियोजना दस्तावेजों को अद्यतन करना और उन डेटाबेस और दस्तावेजों को संग्रहित करना शामिल है
- परियोजना के पीछे संसाधन का बंद होना- परियोजना का वित्तीय बंद होना, परियोजना को सौंपे गए संसाधनों को वापस किया जाना चाहिए
इस प्रक्रिया के इनपुट में शामिल हैं
- परियोजना प्रबंधन योजना
- स्वीकार किए जाते हैं
- ओ.पी.ए.
इस प्रक्रिया के आउटपुट में शामिल हैं
- अंतिम आउटपुट, सेवा या परिणाम संक्रमण
- OPA अपडेट करता है
बंद प्रक्रियाएं
प्रत्येक परियोजना के विकास के लिए जीवन चक्र चरण- योजना, क्रियान्वयन, निगरानी और नियंत्रण और बंद करना एक खरीद प्रक्रिया है। अंतिम समापन खरीद विक्रेता और खरीदार के बीच अनुबंध के अनुसार किया जाता है।
समापन गतिविधियों और डिलिवरेबल्स में शामिल हैं:
- जोखिम और मुद्दों के प्रबंधन सहित परियोजना के प्रदर्शन की समीक्षा
- वास्तविक परिणामों को प्रतिबिंबित करने के लिए प्रोजेक्ट प्रबंधन योजना अपडेट की गई
- अंतिम रिपोर्ट उचित हितधारकों को वितरित की गई
बंद खरीद के लिए इनपुट शामिल हैं
- परियोजना प्रबंधन योजना
- खरीद के दस्तावेज
जबकि आउटपुट शामिल हैं
- बंद खरीद
- OPA अपडेट करता है
कोड और आचरण की परियोजना प्रबंधन नीति
अंत में, आप कोड और आचरण के परियोजना प्रबंधन नैतिक के पार आएंगे जो विभिन्न मानव व्यवहार पहलुओं जैसे कि व्यवहार करता है
- ज़िम्मेदारी
- आदर करना
- फेयरनेस
- ईमानदारी
- सांस्कृतिक सक्षमता
इस कोड का अभ्यास आत्मविश्वास पैदा करने और परियोजना प्रबंधक में व्यवहार का एक सामान्य ढांचा लाने के लिए किया जाता है।
सारांश:
दीक्षा चरण उन प्रक्रियाओं को परिभाषित करता है जो एक नई परियोजना शुरू करने के लिए आवश्यक हैं। यह परिभाषित करता है कि समय के कारण परियोजना को क्या पूरा करना चाहिए।
दीक्षा चरण मुख्य रूप से दो मुख्य गतिविधियों से बना है
- एक प्रोजेक्ट चार्टर विकसित करें
- हितधारकों की पहचान करें
परियोजना प्रबंधन के अन्य प्रक्रिया समूहों जैसे नियोजन प्रक्रिया में हितधारक रजिस्टर और प्रोजेक्ट चार्टर भी उपयोगी हैं।
योजना चरण योजना के उद्देश्य के साथ-साथ दायरे को भी निर्धारित करता है। इसमें उन योजनाओं का एक सेट बनाना शामिल है जो परियोजना के निष्पादन और समापन चरणों के माध्यम से आपका मार्गदर्शन करता है।
निष्पादन चरण में उन गतिविधियों को शामिल किया गया है जो परियोजना प्रबंधन योजना में परिभाषित हैं। यह परियोजना के जीवन चक्र का सबसे लंबा चरण है और अधिकतम ऊर्जा और संसाधनों का उपभोग करता है। निष्पादन चरण में की गई कार्यवाही परियोजना प्रबंधन योजना या दस्तावेजों को प्रभावित कर सकती है।
निष्पादन चरण में मुख्य कार्य हैं
- परियोजना प्रबंधन योजना निष्पादित करें
- परियोजना निष्पादन को प्रत्यक्ष और प्रबंधित करें
- कार्य असाइनमेंट निष्पादित करें
- आचरण स्थिति बैठकें आयोजित करना, आदि।
निष्पादन चरण के दौरान, परिणाम को फिर से आधारभूत बनाने और मौजूदा परियोजना आवश्यकताओं के अपडेट की आवश्यकता हो सकती है।
निगरानी और नियंत्रण चरण यह सुनिश्चित करता है कि वितरण चरण बंद करने से पहले परियोजना प्रबंधन योजना के अनुसार हो।
इस चरण का मुख्य फोकस किसी भी अप्रत्याशित परिणाम के खिलाफ प्रतिबंधात्मक कार्रवाई का निर्धारण करने के लिए परियोजना प्रबंधन योजना के बिंदु से किए गए किसी भी बदलाव की पहचान करना है।
समापन चरण वह प्रक्रिया है जो अंत में परियोजना का नियंत्रित शट डाउन करती है।