भौतिक सूची क्या है?
भौतिक इन्वेंट्री यह निर्धारित करने की एक प्रक्रिया है कि इन्वेंट्री मात्रा सटीक है, या यदि भौतिक रूप से मौजूद मात्रा में अंतर हैं और एसएपी सिस्टम में उल्लिखित हैं। मूल रूप से, भौतिक सूची के साथ समाप्त होने के बाद, आपका सिस्टम और भौतिक स्टॉक स्तर समान होना चाहिए।
यह कानूनी कारणों के लिए अनिवार्य है, और अधिकांश समय में इसे वर्ष में एक बार आयोजित किया जाता है।
प्रक्रिया को सरल बनाने के लिए, नीचे दिए गए आरेख की जांच करें, ये भौतिक इन्वेंट्री करने के लिए सबसे सामान्य चरण हैं (न केवल एसएपी ईआरपी में)।
कानूनी कारणों के अलावा यह भौतिक स्टॉक से मेल खाते सिस्टम में सही मात्रा में स्टॉक रखने में बेहद मददगार है। स्टॉक सामग्री के मूल्य पर प्रबंधन के पास सही जानकारी हो सकती है। बिक्री के लिए एटीपी सही है। एमआरपी सही इनपुट मापदंडों (सामग्री स्टॉक मात्रा) का उपयोग करके किया जाता है।
सिस्टम में सही स्टॉक का स्तर नहीं होने का मतलब काफी विपरीत है। स्टॉक में वित्तीय पहलू पर प्रबंधन की गलत तस्वीर है। एटीपी गलत डेटा का उपयोग करता है (बिक्री स्टॉक पर भौतिक रूप से कुछ बेचने में सक्षम नहीं हो सकती है लेकिन सिस्टम में मौजूद नहीं है, या सिस्टम कुछ ऐसा बेचने की अनुमति दे सकता है जो भौतिक रूप से गोदाम में मौजूद नहीं है)। एमआरपी गलत है (उत्पादन योजना और अन्य सामग्री नियोजन प्रक्रियाएं एक बड़ी समस्या हो सकती हैं क्योंकि उन्हें स्टॉक स्तरों और कई अन्य सूचनाओं के आधार पर उत्पादन / खरीद की जरूरतों की गणना करने की आवश्यकता होती है)।
अब आप देखते हैं कि एक कंपनी में बहुत सारी प्रक्रियाओं के लिए एक स्पष्ट और सही स्टॉक स्तर होना बेहद महत्व रखता है। अब आप देखेंगे कि एमएम मॉड्यूल में भौतिक इन्वेंट्री कैसे की जाती है।
भौतिक सूची के प्रकार
एसएपी प्रणाली में निम्नलिखित भौतिक सूची प्रक्रियाओं का उपयोग किया जा सकता है:
- समय-समय पर सूची
- सतत सूची
- गोलाई में गिनती करो
- इन्वेंटरी सैंपलिंग
आवधिक इन्वेंट्री ज्यादातर समय कंपनियां इस तरह की इन्वेंट्री का उपयोग करती हैं। ज्यादातर मामलों में, यह वर्ष में एक बार किया जाता है, और इस तरह की इन्वेंट्री को वार्षिक भौतिक इन्वेंट्री कहा जाता है। इसका मतलब है कि सामग्री स्टॉक को वर्ष में एक बार गिना जाता है। अधिकांश समय वर्ष के अंत में या सीजन समाप्त होने के बाद (मौसमी उद्योगों में)।
सतत सूची सभी सामग्रियों को वर्ष में कुछ बिंदुओं पर गिना जाता है, लेकिन यह किसी भी दिन के लिए नियुक्त किया जा सकता है। तो हम फरवरी में कुछ सामग्री, दूसरों को अप्रैल और इतने पर गिन सकते हैं। एक एकल सामग्री को एक ही तारीख में गिना जा सकता है। इस प्रकार की इन्वेंट्री मुख्य रूप से वेयरहाउस प्रबंधन आधारित गोदामों में उपयोग की जाती है, लेकिन यह इन्वेंट्री प्रबंधन में भी किया जा सकता है।
चक्र गणना इस प्रकार की सूची हमें भौतिक स्तर पर भौतिक सूची के लिए नियमित अंतराल के लिए एक अवधि निर्धारित करने की अनुमति देती है। तो एक तेज़ गति से चलने वाली और उच्च मूल्य वाली सामग्री को साल में चार बार गिना जा सकता है जबकि धीमी गति से चलने वाली और कम मूल्य वाली सामग्री को साल में एक बार गिना जा सकता है। इसके लिए संकेतक प्लांट / स्टोरेज लोकेशन 1 व्यू में फील्ड में मैटेरियल मास्टर में सेट किया गया है
सीसी शरीर। आमंत्रित करें। Ind । इन्वेंटरी सैंपलिंग केवल बहुत सी बेतरतीब ढंग से चुनी गई सामग्री को बैलेंस शीट की तारीख पर गिना जाता है, और यदि वे सामग्री छोटे पर्याप्त अंतर दिखाती हैं, तो अन्य सामग्रियों को भी एक सही स्टॉक स्तर माना जा सकता है। वास्तव में अक्सर इसका इस्तेमाल नहीं किया जाता है, क्योंकि यह अनिवार्य रूप से एक सन्निकटन है, लेकिन कुछ मामलों में इसका इस्तेमाल किया जा सकता है यदि सामग्री और गोदाम संरचना इसका मतलब है।
हम निम्नलिखित विषय में सबसे आम - वार्षिक इन्वेंट्री विकल्प का पता लगाएंगे।
भौतिक इन्वेंटरी दस्तावेज़ बनाना
निम्नलिखित प्रक्रिया का उपयोग भौतिक सूची दस्तावेज के निर्माण और प्रसंस्करण में किया जा सकता है।
चरण 1)
- लेन-देन MI01 निष्पादित करें ।
- मतगणना के लिए दस्तावेज़ तिथि और नियोजित तिथि दर्ज करें (आज के लिए डिफ़ॉल्ट छोड़ें)।
- संयंत्र / भंडारण स्थान / विशेष स्टॉक संकेतक दर्ज करें।
- चुनें कि क्या आप पोस्टिंग ब्लॉक चाहते हैं (यदि कोई संभावना है कि कोई व्यक्ति पोस्टिंग करेगा, जबकि भौतिक इन्वेंट्री प्रगति में है - इस सामग्री स्तर को सक्षम करें), फ्रीज़ बुक इन्वेंट्री (वर्तमान पुस्तक इन्वेंट्री बैलेंस को भौतिक इन्वेंट्री दस्तावेज़ में दर्ज किया जाएगा यदि यह विकल्प है सक्षम है), और यदि आप विलोपन ध्वज (स्व व्याख्यात्मक) के साथ बैचों की गणना करना चाहते हैं। प्रेस ENTER ।
चरण 2)
- वह सामग्री संख्या दर्ज करें जिसे आप इस भौतिक सूची दस्तावेज़ में शामिल करना चाहते हैं।
- लेनदेन डेटा सहेजें।
आपको नई बनाई गई भौतिक सूची दस्तावेज़ संख्या के बारे में बताया जाएगा।
चरण 3)
वैकल्पिक कदम।
- दस्तावेज़ में परिवर्तन करने के लिए लेनदेन MI02 निष्पादित करें (यदि आवश्यक हो)।
- यदि आप जाँचना चाहते हैं कि गिनती पहले से हो चुकी है, तो डबल क्लिक करें
- यदि आपको दस्तावेज़ को हटाने की आवश्यकता है, तो आप विलोपन संकेतक सेट कर सकते हैं।
चरण 4)
वैकल्पिक कदम।
- आप आइटम स्तर में देख सकते हैं कि हमारी सामग्री अभी तक गिना नहीं गया है।
चरण 5)
वैकल्पिक कदम।
- हेडर स्तर पर, आप भौतिक इन्वेंट्री दस्तावेज़ के निर्माण के दौरान दर्ज किए गए डेटा को संपादित कर सकते हैं।
अब आप (भौतिक वस्तु-सूची दस्तावेज़ बनाने और बदलने के साथ) समाप्त हो चुके हैं। आप दस्तावेज़ को MI03 लेनदेन कोड के साथ प्रदर्शित कर सकते हैं ।
मतगणना परिणाम दर्ज करना
निम्नलिखित विषय में, मैं आपको दिखाऊंगा कि आप भौतिक वस्तु सूची दस्तावेज़ में मतगणना परिणामों को कैसे दर्ज कर सकते हैं।
प्रक्रिया काफी आसान है, लेकिन इसे सटीक रूप से निष्पादित करने की आवश्यकता है क्योंकि बाद में खराब स्टॉक शेष में गिनती के परिणाम दर्ज करने में त्रुटि। इसलिए, इस बात की अधिक आवश्यकता है कि मतगणना प्रक्रिया और प्रवेश प्रक्रिया दोनों ही सटीक हों।
चरण 1)
- लेनदेन कोड MI04 निष्पादित करें।
- भौतिक दस्तावेज़ संख्या और वित्तीय वर्ष दर्ज करें।
- यदि यह सुझाए गए से भिन्न होता है तो मतगणना तिथि दर्ज करें।
- प्रसरण प्रतिशत दर्ज करें। इसका मतलब है कि अगर आप भौतिक सूची प्रक्रिया से पहले शेयर पर 100 पीसी था, और यदि आप एक गिनती परिणाम के रूप में 107 टुकड़े दर्ज करते हैं, तो आप पिछले स्टॉक मात्रा और गिना quantity.Press के बीच अंतर का एक चेतावनी संदेश के साथ सूचित किया जाएगा ENTER ।
चरण 2)
- इस सामग्री के लिए गिनी जाने वाली मात्रा दर्ज करें।
- प्रविष्ट दबाएँ।
You will be informed that there is a quantity difference of 20 pcs, if you haven't made a mistake while entering the quantity, you can bypass the warning by pressing ENTER. If you made a mistake while entering the quantity, you can correct the entry (124 pcs in my case) and hit ENTER again.
If you get the warning message, and you think that there might be a mistake in the counting process, you can recount the item again and correct the results (check out MI05 transaction code, and MI11 if needed).
After I have corrected my entry to 124 pcs, I will save the transaction data.
Posting the Differences
After you have possibly recounted and reentered quantity information for problematic materials, you can post the differences by using the transaction MI07.
Step 1)
- Execute the transaction MI07.
- Enter your physical inventory and fiscal year.
- Enter posting date. Goods posting will be done according to this date. Some companies use 31.12. In the annual physical inventory as the last day of fiscal year.
- You can use the threshold value to enter the maximum allowed differences value in local currency. If you don't want a limit leave this field blank. In order for this to work, materials need to have the standard or variable price maintained.
- Press ENTER.
Step 2)
- You can see the difference quantity. This means that we have found 4 pieces more than it was previously stated in the system.
- Value isn't shown as our controlling/accounting department didn't yet release the prices for this material. This needs to be done in a production environment. You cannot post a difference of 4 pieces with the respective value of 0,00 Eur.
We can see that our posting is done by creating the resulting material document 4900547510.
Step 3)
Optional.
We can check the material document in MB03.
- We can see a quantity of 4 pcs in the material document.
- Movement type used for goods receipt from physical inventory difference posting is 701.
This means that 4 pieces are added to the inventory.
For a reference of standard movement types, used for physical inventory, see the below table.
- 701 - Goods Receipt for unrestricted stock
- 702 - Goods Issue for unrestricted stock
- 703 - Goods Receipt for quality inspection stock
- 704 - Goods Issue for quality inspection stock
- 707 - Goods Receipt for blocked stock
- 708 - Goods Issue for blocked stock
You are done with physical inventory. You can now continue with regular warehouse activities.