एक स्कोप प्रबंधन प्रक्रिया निर्धारित करती है कि किस कार्य को करने की आवश्यकता है और यह सुनिश्चित करें कि परियोजना में परियोजना को पूरा करने के लिए केवल वही कार्य शामिल है।
प्रबंधकों को प्रोजेक्ट स्कोप प्रबंधन की आवश्यकता क्यों है
- परियोजना के दायरे को निर्धारित किए बिना, उस परियोजना की लागत या समय का अनुमान नहीं लगाया जा सकता है
- स्कोप प्रबंधन उन तत्वों को संबोधित करने के लिए नियंत्रण प्रक्रियाओं का निर्माण करता है जो परियोजना के जीवन-चक्र के दौरान परियोजना को बदल सकते हैं
- यह उन चुनौतियों से बचने में मदद करता है जो एक परियोजना हर बढ़ते दायरे और अनियंत्रित आवश्यकता सूची के साथ सामना कर सकती हैं।
इस चरण में दोनों शामिल हैं-
- प्रोजेक्ट स्कोप का प्रबंध करना
- उत्पाद क्षेत्र का प्रबंधन
प्रोजेक्ट स्कोप प्रबंधन प्रक्रिया में निम्नलिखित गतिविधियाँ शामिल हैं।
| प्रोसेस | परियोजना समूह | मुख्य उत्पाद |
|---|---|---|
| योजना | |
| योजना | आवश्यक दस्तावेज़ |
| योजना | परियोजना दायर बयान |
| योजना | WBS निर्देशिका, WBS |
| निगरानी और नियंत्रण | स्वीकृति देने वाले |
| निगरानी और नियंत्रण | अनुरोध बदलो |
हम इस सारी प्रक्रिया को चरण दर चरण नीचे देखेंगे: -
योजना प्रबंधन
स्कोप प्रबंधन योजना यह निर्धारित करेगी कि दायरे को कैसे परिभाषित, मान्य और नियंत्रित किया जाएगा।
| प्राथमिक इनपुट्स | उपकरण और तकनीक | प्राथमिक आउटपुट |
|---|---|---|
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| बैठक | आवश्यकताएँ प्रबंधन की योजनाएँ |
| विशेषज्ञ जुगमेंट | स्कोप प्रबंधन योजनाएं |
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आवश्यकताएं एकत्रित करें
इस प्रक्रिया के दौरान प्रबंधक हितधारकों से परियोजना की आवश्यकताओं के संग्रह के लिए विभिन्न तकनीकों और उपकरणों का उपयोग करते हैं। यह चरण बहुत महत्वपूर्ण है और यदि परियोजना के दौरान त्रुटि की संभावना सही है, तो यह न्यूनतम होगा।
| प्राथमिक इनपुट्स | उपकरण और तकनीक | प्राथमिक आउटपुट |
|---|---|---|
| साक्षात्कार | आवश्यकता प्रलेखन |
| फोकस समूह | आवश्यकता प्रबंधन योजना |
| समूह रचनात्मकता तकनीक | ज़रुरत मापने के तरीका | |
| कार्यशालाओं की सुविधा दी | ||
| सर्वेक्षण और प्रश्नावली | ||
| प्रोटोटाइप | ||
| टिप्पणियों | ||
| समूह निर्णय लेने की तकनीक |
स्कोप प्रक्रिया को परिभाषित करना
यह प्रक्रिया स्पष्ट रूप से इंगित करती है कि परियोजना को कैसे प्रगति करना है और यह क्या नहीं कर सकता है। इस प्रक्रिया के दौरान यह सुनिश्चित किया जाता है कि परियोजना सहायक दस्तावेजों की समीक्षा करके ट्रैक पर बनी हुई है। परिणामी क्षेत्र में तब हितधारक की आवश्यकताओं और अपेक्षाओं का उल्लेख होगा।
| प्राथमिक इनपुट्स | उपकरण और तकनीक | प्राथमिक आउटपुट |
|---|---|---|
| विशेषज्ञ निर्णय | परियोजना दायर बयान |
| उत्पाद विश्लेषण | प्रोजेक्ट दस्तावेज़ अद्यतन |
| वैकल्पिक पहचान | |
| कार्यशालाओं की सुविधा दी |
WBS बनाना (वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर)
WBS प्रोजेक्ट मैनेजर और उसकी टीम को कार्य संकुल नामक एक छोटी, प्रबंधनीय इकाइयों में एक उच्च स्तरीय परियोजना डिलिवरेबल्स को तोड़ने में सक्षम बनाता है।
| प्राथमिक इनपुट्स | उपकरण और तकनीक | प्राथमिक आउटपुट |
|---|---|---|
| सड़न | डब्ल्यूबीएस |
| WBS शब्दकोश | |
| व्यापक आधार रेखा | |
| प्रोजेक्ट दस्तावेज़ अद्यतन |
मान्य स्कोप
मान्य गुंजाइश प्रक्रिया में ग्राहकों की स्वीकृति शामिल है। यह तब होता है जब क्लाइंट औपचारिक रूप से सभी प्रोजेक्ट डिलिवरेबल्स को स्वीकार करता है। प्रत्येक चरण के अंत में यह प्रक्रिया होती है। इस प्रक्रिया के दौरान, क्लाइंट उस कार्य पर अपनी प्रतिक्रिया देता है जो प्रदर्शन किया गया था।
| प्राथमिक इनपुट्स | उपकरण और तकनीक | प्राथमिक आउटपुट |
|---|---|---|
| निरीक्षण | स्वीकृति वितरण |
| अनुरोध बदलो | |
| प्रोजेक्ट दस्तावेज़ अद्यतन | |
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स्कोप कंट्रोल
इस प्रक्रिया या चरण में परियोजना की स्थिति की निगरानी और गुंजाइश परिवर्तनों का प्रबंधन शामिल है। इसके अलावा, इसमें ग्राहक द्वारा अतिरिक्त आवश्यकताओं का आकलन करना या परियोजना के दायरे की अनदेखी करना भी शामिल है।
| प्राथमिक इनपुट्स | उपकरण और तकनीक | प्राथमिक आउटपुट |
|---|---|---|
| विचरण विश्लेषण | कार्य प्रदर्शन माप |
| परिवर्तन अनुरोध | |
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| प्रोजेक्ट दस्तावेज़ अद्यतन |
स्कोप प्रबंधन के लिए याद रखने वाले मुख्य बिंदु
- ओवररन और शेड्यूल स्लिप से बचने के लिए स्कोप पूरा और सटीक होना चाहिए।
- अनावश्यक काम और भ्रम से बचने के लिए स्कोप को स्पष्ट रूप से परिभाषित करने की आवश्यकता है
- डिजाइन और आवश्यकता में त्रुटि से बचने के लिए सभी हितधारकों के साथ स्कोप दस्तावेज साझा किया जाना चाहिए
- स्कोप प्रबंधन के लिए अच्छा अभ्यास यह है कि प्रोजेक्ट की अवधि के लिए स्कोप डॉक्यूमेंट अनलॉक्ड रहना चाहिए
सारांश :
स्कोप मैनेजमेंट का उपयोग यह निर्धारित करने के लिए किया जाता है कि स्कोप प्लानिंग की बाकी प्रक्रियाओं को कैसे प्रबंधित किया जाएगा।
इस चरण का प्रमुख पहलू
- परियोजना की आवश्यकता का विश्लेषण
- सभी हितधारकों के लिए गुंजाइश परिवर्तन का संचार करें
- दायरे से संबंधित भूमिकाएं और जिम्मेदारियां